Administração pública

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Resumo de Trabalho Secretariado Data: 20/10/2010 ors to view nut*ge Um pouco da história do profissonal de secretariado Inicialmente era exercida por homens (escribas) isso no século IV a. C. E logo depois por monges na idade mádia. A mulher surgiu no mercado de trabalho na década de 50 com as revoluções e após as duas grandes guerras mundias, isso porque houve escassez de mão de obra masculina, a mulher levou para a profissão o que ela sabia fazer no seio familiar: servilidade, falta de decisão e criatividade.

Com o passar dos anos vai mudando este quadro de apenas fazer o que mandavam passando a ter erir contatos internos e externos são hoje, algumas funções de uma secretária, além claro das rotineiras do escritório, hoje com novas atribuições, a secretária não presta mais algumas tarefas, a secretána precisa estar totalmente inteirada da movimentação do ambiente de trabalho, tendo sempre muita competência e profissionalismo ao desempenhar as atividades.

Eis algumas tarefas rotineiras da secretária moderna: Verificar se as correspondências foram entregues; supervisionar os telefonemas urgentes, se foram feitos; separar, organizar o trabalho do dia, de sua responsabilidade e da chefia; Agendar e preparar reuniões.

E quando a secretária precisa também fazer o papel de recepcionista, e isso é cada vez mais frequente o acúmulo dos dois cargos, neste caso a secretária será a primeira e a última imagem que um visitante ou cliente terá de uma empresa, a esta classe lhe cabe fazer: Atendimento ao visitante; Limpeza das salas; Segurança; Agendar compromissos e contatos; dentre outras. Para isso a organização, seus dirigentes e gestores precisam oferecer um ambiente de trabalho em que o funcionário se sinta motivado a gerar conhecimento, bem como necessitam gerenciar esse conhecimento disponível de forma eficaz e contínua.

Temos ue ver o ambiente de trabalho como um local prop[cio para as pessoas se desenvolverem e se tornarem pessoas diferentes (melhores positivamente), pois, na atualidade, a organização, para atender às necessidades do mercado, necessita de funcionários competentes, atualizados, comprometidos, desafiadores, com iniciativa, atc necessita de funcionários competentes, atualizados, comprometidos, desafiadores, com iniciativa, atc. Ocorre que como o mercado é instável, os conhecimentos essencias de hoje poderão não ser os de amanhã, isto é, conforme osclla o mercado, mudam os interesses de clientes internos e externos.

O atendimento ao cliente é forte estratégia para se alcançar o sucesso, nao adianta tantos conhecimentos técnicos se, na hora do contato com o cliente não haver todo o processo de qualidade no atendimento, afinal de contas as pessoas que lidam no dia a dia com os clientes é que transmitem a confiabilidade e a qualidade dos serviços da empresa, precisa ser desenvolvido a excelência no atendimento aos clientes As secretárias devem ser a verdadeira sombra de seus diretores, ter o domínio de software, ter conhecimento de técnicas de arquivos, é preciso saber distinguir entre reuniões correntes e euniões de âmbito estratégico sendo que esta última requer mais cuidado na preparação, toda empresa espera que a secretária saiba um pouco de tudo por exemplo: assuntos jurídicos: despedimentos, novos contratos, seguros; Novas tecnologias: cursos intensivos de formação ou capacitação; Controle financeiro: saber elaborar e controlar orçamentos, anlisar extratos bancários, emitir cheques,calcular impostos ou que detecte eventuais irregularidades no faturamento e etc… ; serviços externos como: viagens, aluguel de automóveis,companhias aéreas, hotéis, passaportes, vistos, tarifas e câmbios; Procedimentos comerciais: guia de remesssa, nota de encomenda, fatura, nota de crédit PAGF3rl(FS encomenda, fatura, nota de crédito, essas são algumas das novas atribuições da secretária.

A mudança ao longo dos anos do perfil da secretária é visível em consequência de seu desempenho profissional e de sua capacidade e responsabilidade, a profissão tem se colocado com respeito no mercado de trabalho e mostra como a profissão é dinâmica, precisando mesmo ter comprometimento com a profissão, e com isso se tornando um desafio para o profissional, precisa-se ser cheia de predicativos:iniciativa, ostura profissional, assessor, pró-ativo,bom senso, flexível, dinâmico, competente, responsável, polivalente; com todos esses predicativos o crescimento profissional desta categoria é notório, com as promoções dadas a esses profissionais vem surgindo por causa da qualificação destes profissionais , e com todo esse reconhecimento , os homens estão voltando a aderir a esta categoria. Falar um idioma de forma fluente, eficaz e natural nas mais diversas situações de uma empresa será um grande diferencial para esse profissional, quando se fala de idloma fluente e eficaz não significa armazenar informações e conhecimento

No ambiente de trabalho é que existe o processo de aprendizagem, a vivência do dia a dia, é ai que as experiências vão sendo criadas, erros corrigidos, conhecimentos aproveitados, com isso vem o crescimento profissional e também o crecimento como pessoa, mas por outro lado junto com tudo isso vem os fatores estressantes do trabalho executado pela secretária, sabe- se que o estresse não acont PAGF se que o estresse não acontece de repente, ele é resultado de pequenas coisas ou situações do trabalho vividos no dia a dia. Eis alguns fatores que levam ao estresse: Instabilidade no trabalho; Problemas financeiros; Carga excessiva de trabalho; Pressões psicológicas; Responsabilidade pela vida; bem estar dos outros; bem estar do ambiente físico; Cultura da organização; Asséd10 moral. Percebe-se que existe uma relação entre as causas do estresse; uma causa pode desencadear uma outra. O profissonal dessa área deve cuidar para não sofrer desse mal, pois por viver sob pressão tem uma grande possibilidade de desenvolver essa doença.

Mas existem formas de se evitar o estresse, muitas empresas já estão adotando hábitos saudáveis no dia a dia de seus funcionários, um deles é a ginástica laboral, que são xercícios reallzados durante pequenas pausas no horário do expediente. Tem sido exigido desta categoria uma postura aberta a inovações, sempre procurando obter conhecimentos, enriquecendo suas habilidades e tendo como princípio que o conhecimento é a palavra chave no mundo deste profissional no mundo moderno. Qualidade no serviço é uma arte e tem de ser aprendida, e isso se dará quando a empresa e o prifissional se comprometerem com o autodesenvolvimento, ou seja, com a autoeducação, autoconsciência e automotiva ão cada vez mais desenvolvendo suas habilidades no relacio rpessoal.

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