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1. Conceito de documento Registro de uma informação independentemente da natureza do suporte que a contém. Aquele que, produzido ou recebido por uma Instituição pública ou privada, no exercicio de suas atividades, constitua elemento de prova ou de informação. Registro de uma informação, produzido ou recebido por uma instituição pessoa física ou jurídica, que constitua elemento de prova ou de informação, independentemente da natureza do suporte que a contém (papel, audiovisual, iconográfico, meio magneto ótico, fotográfico, filme p entre outros). . Classificação do Segundo sua forma, documentos podem OF6 ísica, os o: gênero, natureza do assunto, espécie e tipo de documento. a. Gênero Os documentos podem ser definidos segundo o aspecto de sua representação nos diferentes suportes: • Cartográficos: documentos em formatos e dimensões variáveis, contendo representações geográficas, arquitetônicas ou de engenharia. Exemplos: mapas, plantas, perfis. • Icnográficos: documentos em suporte sintéticos, em papel emulsionado ou não, contendo imagem estática.

Exemplo: fotografias (diapositivos, ampliações e negativos fotográficos, desenhos e gravuras. • Informáticos: documentos produzidos, tratados e movimento. Exemplos: filmes e fitas videomagnéticas. • Micrográficos: documentos em suporte fílmico resultante da micro produção de imagens, mediante a utilização de técnicas especificas. Exemplo: microficha, microfilme em rolo, cartão. • Textuais: documentos manuscritos, datilografados/digitados ou impressos.

Apresentam inúmeros tipos físicos ou espécies documentais criados para produzir determinada ação especifica, tais como: contratos, folha de pagamento, livros de contas, requisições diversas, atas, relatórios, regimentos regulamentos, editais, certidões, tabela questionários, correspondência e outros. Ex. : datilografados, impressos ou manuscritos. • Sonoros: documentos com dimensões e rotações variáveis, contendo registros fonográficos. Exemplo: discos e fitas audiomagnéticas. . Natureza do assunto • Ostensivo ou Ordinário: as informações contidas no documento, não prejudicam a administração, quando divulgadas. • Sigiloso: as informações contidas no documento, por sua natureza devam ser de conhecimento restrito e, portanto, necessitam de medidas especiais de segurança, quanto a sua custódia e divulgação. Segundo a natureza do grau de sigilo e a extensão de circulação o assunto, dividem-se em quatro categorias, a sabe .

Ultra-secreto: quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas intimamente ligadas ao seu estudo e manuseio. Assunto classificados com política e militares; * planos de guerra; descobertas e experiências científicas de valor excepcional; * informações sobre política estrangeiras de alto nível. Secreto: quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas que não estejam ligadas intimamente ao seu estudo e manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento funcionalmente.

Assuntos lassificados como secretos são referentes a planos, programas e medidas governamentais; os assuntos extraídos de matéria ultra- secreta que, sem comprometer e excepcional grau de sigilo da matéria original, necessitam de maior difusão, tais como: * planos ou detalhes de operações militares; * planos ou detalhes de operações econômicas ou financeiras; aperfeiçoamento em técnicas ou materiais já existentes; * dados de elevado interesses sob aspectos físicos, políticos, econômicos, psicossociais e militares de países estrangeiros e meios de processos pelos quais foram obtidos; materiais criptográficos importantes que não tenham recebido classificação interior. Confidencial: quanto ao assunto abordado no documento, somente devam ter acesso as pessoas autorizadas, embora os assuntos não requeiram alto grau de segurança, mas o conhecimento dos mesmos por pessoas não autorizadas pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.

Os assuntos em geral, classificados como confidenciais são os referentes: a pessoal, material, finanças e outros cujo sigilo deva ser mantido por interesse das partes, como: * informações sobre atividades de pessoas e entidades, bem omo suas respectivas fontes; * radiofreqüência de importância es e 3 pessoas e entidades, bem como suas respectivas fontes; * radiofreqüência de importância especial ou aquelas que devam ser usualmente trocadas; * cartas, fotografias aéreas e negativos que indiquem instalações consideradas importantes para segurança nacional. Reservados: quanto ao assunto, não devam ter o acesso e nem o conhecimento do público, em geral. Recebem essa classificação, entre outros, parte de planos, programas e projetos e as suas respectivas ordens de execução; cartas. c. Espécie Designação dos documentos segundo seu aspecto formal, ou eja as espécies documentais são definidas tanto em razão da natureza dos atos que lhes deram origem, quanto pela forma dos registros dos fatos.

Tomando por base os atos administrativos mais comuns temos as seguintes espécies documentais: • Atos normativos: são as regras e normas expedidas por autoridades administrativas. Exemplos: medida provisória, decreto, estatuto, regimento, regulamento, resolução, portaria, instrução normativa, ordem de serviço, decisão, acórdãos, despacho provisório. • Atos enunciativos: são os opinativos que esclarecem os assuntos, visando a fundamentar uma solução. Exemplos: parecer, relatório, voto, despacho interlocutório. • Atos de assentamento: são os configurados por registros, consubstanciando assentamento sobre fatos ou ocorrências.

Exemplos: apostila, ata, termo, auto de infração. • Atos comprobatórios: são os que comprovam assentamentos, decisões etc. Exemplos: traslado, certidão, atestado, cópia autenticada ou idêntica. representados por acordos em que a administração pública é parte. Exemplos: tratado, convénio, contrato, termos (transação, ajuste, etc. ). • Atos de correspondência: objetivam a execução dos atos normativos, em sentido amplo. Exemplos: aviso, oficio, carta, memorando, mensagem, edital, intimação, exposição de motivos, notificação, telegrama, telex, tele fax, alvará, circular. 3. Tipos de documentos Documento comercial: É todo aquele relacionado ao ato comercial.

Documento histórico: É toda fonte informativa, onde o historiador pode recolher dados de interesse para o conhecimento do passado humano. Documento legal: É aquele que para força de lei se é obrigado a emitir ou guardar. Documento oficial: É todo e qualquer documento arquivado ou em trânsito nos órgãos dos Poderes Executivo, Legislativo, Judiciário, inclusive nos de administração indireta, da União, Estado, Distrito Federal, Territórios e Municípios. Documento original: É aquele que dá inicio a um processo, seja ele primeira, segunda via, ou qualquer modalidade de cópia. Documento particular: É todo e qualquer documento arquivado ou em trânsito em estabelecimento particular, independentemente de suas origens.

Todo aquele que nao foi criado ou determinado por lei, portanto não se é obrigado a Documento público: Sáo a S zidos e recebidos pelos avaliação dos documentos de arquivo, é preciso identificar os eus valores primário e secundário. Valor primário Refere-se ao valor que o documento apresenta para a consecução dos fins explícitos a que se propõe tendo em vista seu uso para fins administrativos, legas e fiscais. • Valor administrativo:valor que possuem dos documentos que testemunham a política e os procedimentos adotados pelo organismo, no desempenho de suas funções. • Valor legal ou jurídico: valor que possuem os documentos que envolvem direitos a curto ou longo prazo tanto do Governo quanto de terceiros e que possuem caráter probatório. ?? Valor fiscal : valor que possuem os documentos relativos a perações financeiras e a comprovação de despesas e receita. Valor secundário Refere-se à possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originalmente criados: o documento passa a ser fonte de pesquisa e informação para o próprio serviço e de terceiros. e. Características dos documentos de acordo com prazo de guarda Guarda eventual São documentos de interesse passageiro que não possuem valor administrativo e jurídico para o órgão. Guarda temporária São aqueles em que prevalece o interesse administrativo como determinante do seu valor e, conse uentemente, do seu prazo de retenção.

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