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NOÇOES DE ARQUIVAMENTO E PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS prof. a Ana Luiza soares CONCEITOS BÁSICOS: • Arquivo: É o conjunto organizado de documentos produzidos ou recebidos pela instituição ao longo de suas atividades. A finalidade é organizar os documentos e facilitar o acesso a ele. •lnformação: Idéia, conhecimento. Suporte: Meio físico utilizado para registrar a informação. papel, CD, VHS, DVDs • Documento: Informação registrada em qualquer tipo de suporte. Ex: livro, relatório, certidão, memorando. • Biblioteca: Conjunto de material impresso e não impresso disposto ordenadamente para estudo consulta. ?? Museu: É o lugar destinado ao estudo, à reunião e à exposição de peças e obras de valor, representativas dos diferentes campos d ARQUIVOLOGIA pri documento, relativa arquivos devem ser às atividades da insti OF47 Swipe v . PRINCIPIOS DA ixa a identidade do r este princípio, os cia à competência e amente responsável pela produção, acumulação ou guarda dos documentos. Arquivos originários de uma instituição ou de uma pessoa devem manter a respectiva individualidade, dentro de seu contexto orgânico de produção, não devendo ser mesclados a outros de origem istinta.
LI Princípio da organicidade: As relações administrativas orgânicas se refletem nos conjuntos documentais. A organicidade é a qualidade segundo a qual os arquivos espelham a estrutura, funções e atividades da entidade produtora/acumuladora em suas relações internas e externas. L] Princípio da unicidade: Não obstante, forma, gênero, tipo ou s Swige to víew next page suporte, os documentos de arquivo conservam seu caráter único, em função do contexto em que foram produzidos.
Princípio da invisibilidade ou integridade: Os fundos de arquivo devem ser reservados sem dispersão, mutilação, alienação, destruição não autorizada ou adição indevida. Princípio da cumulatividade: O arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica. .ELEMENTOS CARACTERÍSTICOS DOS DOCUMENTOS. Forma: é o estágio de preparação e transmissão do documento de arquivo e passa por três formas diferentes: 1 Rascunho (minuta); É a primeira redação, ainda não definida, de um texto; um borrão, ou um contrato nao assinado. 2.
Original; É a redação definitiva de um documento não se permitindo alterações. 3. Cópia. a reprodução fiel do original. Formato: a configuração física do documento, de acordo com a natureza e o modo como fo confeccionado. Ex: Papel – cartão, ficha, livro, folha, folder, cartaz. Espécie: é a definição do aspecto formal, da forma como as informações são distribuídas no documento e da aplicação a que este documento se destina. Ex: ofícios, certidões, atestados, atas, contratos, declarações. Tipologias ou tipo: É a soma da espécie documental com a atividade (finalidade) a que o documento se destina.
EX: Especie Contrato Declaração Atividade Tipo ou tipologia Aluguel Contrato de aluguel Imposto de Declaração de renda mposto de renda Memorando Apresentação de Memorando de servidor apresentação de servidor Nota Promissória Nota promissória Ata Reunião Ata de reunião Relatório Atividades Relatório de atividades Requerimento Férias Requerimento de férias GÊNERO DOS DOCUMENTOS • Textuais ou escritos: Informação em forma de texto, manuscritos, datilografados ou im 2 OF DOCUMENTOS • Textuais ou escritos: Informação em forma de texto, manuscritos, datilografados ou impressos Ex: livro, relatório, certidão, ofício. ?? Iconográficos: Informação em forma de imagem estática. Ex: fotografia, desenhos, gráficos, slides, ravuras. •FiImográficos ou Audiovisuais: Documentos em peliculas cinematográficas e fitas magnéticas com ou sem trilhas sonoras, contendo imagens em movimentos. • Cartográficos: Documentos contendo representações geográficas e arquitetónicas ou de engenharia ex: mapas e plantas. • Informáticos: Documentos produzidos, tratados ou armazenados em computador ex: disquete, disco rígido, disco óptico. • Sonoro: Documentos contendo registros fonográficos. ??Micrograficos Documentos em suporte fílmico resultante da microrreprodução de imagens ex: microfilmes, microfichas. ??Fotográficos: São as fotografias em geral. Obs. : O documento pode ser classificado em um ou mais gêneros. TIPOS DE ARQUIVOS Quanto às entidades mantedoras: • Públicos: mantidos por instituição pública. • Privados: mantidos por instituições privadas. Quanto à natureza dos documentos: • Especiais: Guardam documentos de determinados tipos ou suporte. • Especializados: Guardam documentos de determinados assuntos específicos.
Quanto á extensão de sua localização: • Setoriais: São aqueles estabelecidos junto aos órgãos operacionais, cumprindo funções de arquivo corrente. • Central ou geral: São os que e destinam receber os documentos correntes provenientes dos diversos órgãos e instituições, centralizando, por tanto, as atividades de arquivo corrente. Quanto ao acesso Franqueado: Documentos disponibilizados ao público. Ex: Arquivo Nacional, Arquivo Histórico do Ministério da Justiça. • Rest 3 OF disponibilizados ao público. Ex: Arquivo Nacional, Arquivo Histórico do Ministério da Justiça. ?? Restrito: Documentos referentes à segurança nacional e a ordem politica acessados somente por pessoas autorizadas. Ex: Arquivo Histórico do Ministério da Defesa. • Confidenciais: Documentos de posse do Ministério das Relações Exteriores e que podem ser acessados somente por pessoas credenciadas. Quanto aos valores dos documentos • Primários (administrativo): É o valor que o documento apresenta para o funcionamento de atividades realizadas pela instituição. Todo documento nasce com esse valor e depois o perde. ? o valor temporário e estará presente nas fases corrente e intermediária. • Secundário (histórico): É o valor que o documento apresenta para história da instituição. É o valor definitivo (dura para sempre) e nem todo documento o apresentará. Quanto ao seu estágio de evolução • Corrente (1 ase): -É a fase em que os documentos são criados; -Nesta fase os documentos tramitam bastantes e são muito consultados; Os arquivos correntes se nos localizam próprios setores que produzem/recebem os documentos (arquivos setoriais) ou em locais próximos a estes (arquivo central/geral). ?? Intermediária (2 fases): -É a fase em que os documentos ainda têm valor administrativo, mas são pouco consultados. -Nesta fase, os documentos aguardam sua destinação final (eliminação ou guarda permanente). • Permanente (3 fases): -É a fase em que os documentos já perderam seu valor administrativo e são uardados pelo seu valor histórico; -Os documentos desta fase jamais serao eliminados.
TABELA DE TEMPORALIDADE Éo instrumento que define o prazo de guarda (tempo que o documento será guardado nas fases corrente e 4 que define o prazo de guarda (tempo que o documento será guardado nas fases corrente e intermediária) e a destinação final dos documentos (eliminação ou guarda permanente). AVALIAÇÃO DE DOCUMENTOS É o processo em que sao estabelecidos prazos de guarda nas fases correntes e intermediárias, bem como a destinação final dos documentos das instituições (eliminação ou guarda permanente).
Na prática é o ato de se criar a tabela de temporalidade, realizado pela comissão permanente de avaliação de documentos. Assim na tarefa de avaliar, deve-se constituir equipes técnicas integradas por: • Arquivista ou responsável pela guardados documentos; • Autoridade administrativa, conhecedora da estrutura e funcionamento do órgão a que esteja subordinada o setor responsável pela guarda dos documentos; • Profissionais da área jurídica; • Profissionais da área financeira; • Profissionais ligados ao campo de conhecimento de que tratam os documentos, objeto de avaliação (historiador, economista,
Engenheiro, sociólogo, medico, estatístico etc. ). Com base na teoria das três idades, a aplicação dos critérios de avaliação efetiva-se na fase corrente, a fim de distinguirem os documentos de valor eventual (de 2 eliminação sumária) daqueles de valor informativo ou probatório. PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS PROTOCOLO Éo controle da tramitação de documentos da instituição. É uma atividade tipica da fase corrente. Atividades do setor de protocolo: • Recebimento; • Registro ; • Classificação; • Expedição (distribuição); • Controle (movimentação).
Rotina das atividades o protocolo Setor de recebimento e classificação Quanto ao recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: 1 . Receber a correspondência; 2. S s OF recebimento e classificação pode-se adotar a seguinte rotina: 1. Receber a correspondência; 2. Separar a correspondência oficial da particular; 3. Distribuir a correspondência particular; 4. Separar a correspondência oficial de caráter ostensivo da de caráter sigiloso; 5. Encaminhar a correspondência oficial sigilosa; 6. Abrir a correspondência ostensiva; 7.
Tomar conhecimento da correspondência ostensiva verificando a existência de antecedentes; 8. Requisitar ao Arquivo os antecedentes. Se os antecedentes não estiverem no Arquivo, o Setor de Registro e Movimentação informará onde se encontram e os solicitará para ser feita a juntada; 9. Interpretar e classificar a correspondência; 10. Apor carimbo de protocolo no canto superior direito do documento; 1 1 . Anotar abaixo do número e da data a primeira distribuição e o código de assunto, se for o caso; 12. Elaborar o resumo do assunto a ser lançado na ficha de protocolo; 13.
Encaminhar os papéis ao Setor de Registro e Movimentação. Setor de registro e controle Este setor funciona como um centro e distribuição e redistribuição de documentos e suas atribuições podem ser assim descritas: 1. Preparar a ficha de protocolo, em duas vias, anotando: número de protocolo data de entrada, procedência, espécie, número e data do documento, código e resumo do assunto, primeira distribuição; 2. Anexar à segunda via da ficha ao documento, encaminhando-o ao seu destino, juntamente com os antecedentes, após o registro e as anotações pertinentes nas respectivas fichas; 3.
Inscrever os dados constantes da ficha de protocolo nas fichas de procedência e assunto, rearquivando-as em seguida; 4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; 5. Receber dos vário 6 OF rearquivando-as em seguida; 4. Arquivar as fichas de protocolo em ordem numérica; 5. Receber dos vários setores os documentos a serem redistribuídos, anotar nas respectivas fichas (numéricas) o novo destino; 6. Encaminhar os documentos aos respectivos destinos, de acordo com despacho de autoridade competente. Essa ficha será retirada no órgão a que o documento é destinado pelo responsável pelo controle no âmbito desse órgão, e será novamente anexada ao documento quando este for encaminhado a outro órgão, devendo essa passagem er feita por intermédio do Setor de Registro e Movimentação, que o redistribuirá. Setor de Expedição Geralmente são adotadas as seguintes atividades: 1. Receber a correspondência; 2. Verificar se não falta folhas ou anexos; 3. Numerar e completar a data, no original e nas cópias; 4.
Separar o original das cópias; 5. Expedir o original com os anexos; 6. Encaminhar as cópias, acompanhadas dos antecedentes que lhes deram origem, ao arquivo. ORGANIZAÇAO E ADMINISTRAÇAO DE ARQUIVOS • Levantamento de dados; • Análise dos dados coletados; • Planejamento; • Execução ou implantação e acompanhamento. ARQUIVAMENTO (Na fase corrente) ETAPAS: 1. 2. 3. 4. Inspeçao; Análise; Ordenação; Arquivamento. GRAUS DE SIGILO C] Ostensivo ou ordinário: é o documento cuja divulgação não prejudica a administração. Sigilosos são os documentos que, por sua natureza, devam ser de conhecimento restrito e, por isso, requerem medidas especiais de guarda para sua custódia e divulgação e são 3 divididos em: ultra-secretos, secretos, confidenciais e reservados. A classificação é a atribuição do grau de sigilo. A reclassificação é a alteração do grau de sigilo. A desclassificação é a retir eclass•ficação é a alteração do grau de sigilo. A desclassificação é a retirada do grau de sigilo.
GRAU DE SIGILO ULTRASECRETO ANOS/ PRORROGAÇ AO ACESSO INDEVIDO MÁXIMO DE 30 Acarreta dano ANOS/+30 excepcionalment e grave à segurança da sociedade e do estado SECRETO MÁXIMO DE 20 Acarreta dano ANOS/+20 grave à segurança da sociedade e do estado CONFIDENCIA MÁXIMO DE 10 Acarreta dano à LANOS/ +10 segurança da sociedade e do estado RESERVADO MÁXIMO DE 5 Revelação não ANOS/+5 autorizada de dados podem comprometer planos, operações ou objetivos neles previstos. GESTÃO DE DOCUMENTOS É o controle de todo fluxo de documentos da instituição, desde a criação dos mesmos até sua destinação final.
Etapas da gestão de documento • Produção; • Uso (tramitação, arquivamento e outros); • Avaliação e destinação final (eliminaçao ou guarda permanente). MICROFILMAGEM É uma técnica que permite criar uma cópia do documento em formato micro gráfico ou microficha. O microfilme é uma imagem reduzida da forma maior: é por tanto o tamanho extraordinariamente reduzido da imagem de um documento qualquer. BENEFÍCIOS DA MICROFILMAGEM • valor legal; • Acesso ácil e rápido; • Segurança; • Garantia de confidencialidade das informações; • Durabilidade; • Redução sensivel de espaço.
OBS: no Brasil, a microfilmagem é normatizada pela lei 5. 433/1968, regulamentada pelo decreto 1. 799/1996. PRESERVAÇÃO DE DOCUMENTOS • Conservação; • Restauração; • Armazenamento e acondicionamento. Agentes que danificam os documentos • Físicos: Umidade, temperatura, luminosidade. • Químicos: Poeira, fumaça, tinta. • Biológicos: Insetos, microorganismos, ratos, homem. CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DOS DOCUMENTOS Agentes ambientais Temperatura e Umi 8 OF microorganismos, ratos, homem.
CONSERVAÇÃO E RESTAURAÇÃO DOS DOCUMENTOS Agentes ambientais Temperatura e Umidade A temperatura e a umidade são agravantes para a deterioração e enfraquecimento do papel e o aparecimento do mofo, devendo sem mantida uma temperatura entre 15 a 200C, e umidade de 40 a 60%, evitando oscilações para não acelerar a fragilização do papel. O arquivo não deve estar localizado em áreas como porão e sótão, não deve também ser mantido próximo a depósitos de água (a fim de se evitar a umidade), mas sim em prateleiras e arquivos que não stejam apoiados em paredes internas.
Em regiões úmidas, deve-se evitar objetos molhados e plantas aquáticas no acervo, controlar infiltrações e goteiras, arejar o ambiente com o auxilio de ventiladores. Em regiões secas, utilizar umidificadores de ar. Iluminação Os raios ultravioletas emitidos pelo sol e pelas lâmpadas fluorescentes provocam a oxidação do papel, isto é, o papel branco adquire manchas amareladas e o papel colorido torna-se esbranquiçado.
Deve-se evitar iluminação natural, isolando vidraças através da utilização de verniz filtrante, papel paco ou cortinas escuras para bloquear a radiação ultravioleta e manter a luz apagada sempre que possível. Poeira e Gases Os agentes poluidores atmosféricos como a poeira e gases devem ser evitados, mantendo portas e janelas fechadas, vedação das aberturas externas e limpeza periódicas do acervo com a utilização de aspirador de pó. 4 Agentes biológicos Correspondem aos fungos, insetos e microorganismos que causam damos ao papel.
O sistema preventivo como desinsetização deve ser fe ta periodicamente. Os fungos e insetos se localizam em determinadas áreas do arquivo em que encont ungos e insetos se localizam em determinadas áreas do arquivo em que encontram condições ambientais favoráveis, como alto grau de umidade, alta temperatura e pouca ou nula ventilação. Agentes humanos Os hábitos humanos como alimentação e manuseio dos documentos podem afetar e agredir o papel, devendo ser amplamente difundido os cuidados quanto ? limpeza do local.
Os responsáveis devem ser esclarecidos sobre os cuidados com os elementos orgânicos que fazem parte do documento, assim como colas, papeis, papelões, que devem ser de primeira qualidade. • PRESERVAÇÃO: Toda a ação que e direciona a salvaguarda das condições físicas dos materiais. •CONSERVAÇÃO/RESTAURAÇÃo: Intervençao na estrutura dos materiais visando melhorar o seu estado. •CONSERVAÇÃO PREVENTIVA: Melhoria do meio ambiente e dos meios de armazenagem visando prevenir e retardar a degradação.
Principais operações de conservação: • Desinfecção – método químico utilizado para o combate de insetos e pragas. Consiste em introduzir os documentos na câmara (câmara de fumigação), onde se faz a vácuo, aplica-se o produto químico e submetem- se os documentos à ação fumigante pelo prazo de 48 a 72 horas, proximadamente. Em seguida repete-se o vácuo, insufla-se o ar e retiram-se os documentos. • Limpeza – Usa-se um pano macio, uma escova ou um aspirador de pó. ?? Alisamento – Consiste em colocar os documentos em bandejas de aço inoxidável (câmara de umidificação), expondo-os à ação do ar com forte umidade (90 a 95%), durante 1 hora, em seguida são passados a ferro folha por folha, em maquinas elétricas. • Restauração ou reparo – O método ideal é aquele aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externas do meio ambi 0 DF 47