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Projeto Final de Master Implementação do E-Business e reengenharia de processos na Divisão Editorial do Instituto Piaget Por José Jorge Caramelo Fidalgo Tese de mestrado no âmbito do curso de Mestrado de Direção Estratégica em Tecnologias de Informação Tutor: Paulo Martins Viseu, Abril 29, 2011 Eu, José Jorge Caram deste documento re garante que os dado a sua divulgação. Qu documento ou parcia 108 Swip view nent page conteúdo e intelectual e permlssao para cópia de todo o , nos termos da lei vigente.

Dou autorização aos diretores e supervisores da Universidade, bem como ao Instituto Piaget de utilizarem o onteúdo deste trabalho. Resumo A Divisão Editorial, é uma Editora que pertence ao Instituto Piaget, com o desenvolvimento deste trabalho obteve-se uma solução E- Business (B2B,B2C). Efetuando a reengenharia de processos para a adaptar a empresa às suas necessidades atuais, como é o caso das vendas on-line e os livros para equipamentos móveis. O foco da empresa passou a ser o cliente e as suas necessidades.

Este projeto foi desenvolvido com base na metodologia de projetos PMBOK, dividindo o seu desenvolvimento em várias áreas, possibilitando uma melhor gestão de todos os processos e esenvolvido um sistema BI, para obter mais conhecimento, de forma a tomar as melhores decisões. Este projeto permitiu identificar a cadeia de valor da empresa e os seus processos chave, otimizando as suas tarefas e definindo melhor os seus procedimentos e regras de funcionamento. Palavras-chave: Abstract El resumen debe plantearse en inglés o una segunda lengua.

El inglés se usa de manera prioritaria pues es el lenguaje académico principal. Un abstract se puede omitir, pero su inclusión se considera relevante. El inglés a utilizar debe ser correcto y se sugiere evitar traducciones con nivel de confianza sobre el 0%. Esto ultimo se aclara pues las tesis se indexan en base al Resumen/Abstracty a Ias palabras clave Ikeywords en los sistemas de registro nacionales e internacionales de tesis. Keywords: 5 palabras claves, relacionadas con Ios documentos Dl [NDICE [El Índice es aquel que fue aprobado en el Dl y que muestra la estructura del trabajo.

Este índice es modificable hasta la finalización del PF Según las necesidades del curso de la investigación y siempre en acuerdo con el Director del Pâ ÍNDICE DE FIGURAS [opcional] [Las figuras o ilustraciones deben tener un índice independiente n el que se indique el número de fi ura, el título de la misma y la página en Ia que se encue DF 108 especifico como: Diagramas, Planos, Esquemas, etc. ] Apresentação do relatório 1. Marco teórico aplicado ao projeto 1 Dados Podemos definir dados, como um conjunto de fatos isolados, que não tem associado nenhum contexto nem significado.

Pode ser um evento, uma carta, uma palavra, etc. Existem em termos tecnológicos, três tipo de dados, quantitativos, classificativos e referências. Os quantitativos, são aqueles através dos quais se pode fazer cálculos. Os classificativos, identificam pessoas, objetos, situações, servem om complemento dos quantitativos não se podendo quantificar o seu valor. As referências, referenciam os elementos tratados, por exemplo o numero de cliente, de fornecedor, de funcionário, o ano da fatura, Os dados são valores recolhidos em bruto e sem nenhum tipo de tratamento.

Se falarmos em administração de dados, estamos a definir a administração, procedimentos e práticas para gerir os dados. A arquitetura de dados é a estrutura de dados da organização, onde estabelecem como os dados são processados, armazenados e utilizados. Podemos dividir a arquitetura em dois tipos, lógica, que define s relacionamentos entre as entidades e fisica diz respeitos aos elementos TI que são utilizados na implementação e gestão de arquitetura de dados. Modelagem de dados é o dos recolhidos que 3 DF 108 como os dados são fisicamente armazenados.

Em termos tecnológicos o processamento de dados, são as operações realizadas com os dados para obter informação, essas operações podem ser input, que é quando se adquire os dados pelo computador, ordenação, que serve para colocar os dados organizados facilitando o seu tratamento e pesquisa, processamento, que são todas as operações efetuadas pelos eios tecnológicos para manipularem os dados, armazenamento onde se guardam os dados e os resultados efetuados com o seu processamento, output, é o resultado que se obtém a partir da utilização dos dados, este resultado é já informação considerada útil para quem a vai utilizar, controlo, esta operação sewe para detetar, corrigir e eliminar erros. 1. 2.

Informação Quando perante determinado dado que é disponibilizado atempadamente, ele é interpretado, atribuído determinado contexto, classificado sendo atribuído algum significado, estamos a criar informação. A informação com base na sua origem é dividia em 3 grupos: Externa, proveniente do exterior da organização, esta informação pode ter 3 características: * Necessária, é a informação fundamental para tomar decisões estratégicas e definir objetivos pela alta direção da organlzaçao. * Existente, é informação que está já disponível no meio e pode ser necessária para desenvolver determinadas atividades da organização, exemplo disso, é as leis e as normas fiscais emitidas pelo estado. Obtida, é informação que é obtida através de pesquisas e análise que se faz no meio externo, muita desta informação não é ecessária nem fundamental para o desenrolar das atividades da * Interna, criada dentro da or aniza 30, como tem destinatários e obietivos diferentes po m 3 patamares: 4 108 ser dividida em 3 patamares: * Alta direção, esta informação vai ser transformada em conhecimento, obtendo-se decisões estratégicas para a organização. * Controle, supervisão das funções a serem desempenhadas. * Operação, refere-se ao controlo das tarefas diárias. * Corporativa, é a informação emitida pela organização para os seus colaboradores, parceiros e outras entidades externas (clientes e fornecedores).

Os dados só se transformam em informação, quando são colocados num contexto útil e tem valor real para quem o vai utilizar na execução de determinadas ações e tomar determinada decisão. A informação nos dias de hoje deve ser considerada como um fator competitivo e um recurso de grande importância e valor, visto que que é através da sua transformação em conhecimento que se tomam decisões importantes para a empresa. É importante efetuar à semelhança como acontece com outros recursos da empresa, como por exemplo o capital financeiro, os livros, os equipamentos, etc. , deve ser gerido e processado. O valor da informação é assim, condicionado pela necessidade da pessoa que a vai utilizar.

Muita da informação obtida pode ter pouca utilidade, dai que deve ser bem identificada, considerando- a relevante. Pois, é preciso não esquecer que a sua aquisição, manutenção e tratamento tem um custo real. Hoje á informação é considerada como um recurso fundamental, tal como acontece com os outros recursos tangíveis ou físicos da organização. É o recurso que através do seu aproveitamento pode influenciar mais o sucesso que a organização procura atingir, definindo-se assim, como uma autêntica arma estratégica ara a obtenção de vantagens competitivas. A informação dentro da organização nunca perde valor, ao contrários de outro tipo de recursos, pelo contrário pode até valorizar-se.

O valor de informacao de da fo S DF 108 tipo de recursos, pelo contrário pode até valorizar-se. O valor de informação depende sempre da forma como é utilizada, dai seu valor intrínseco, onde a sua aquisição também tem um custo que deve ser avaliado. A informação pode ser considerada um ativo que não sofre desgaste, nem é definitivamente consumida, como por exemplo, quando o departamento comercial da Divisão Editorial pretende erificar que tipo de PACKS de livros se podem criar, utilizam os dados das vendas para determinar que tipos de livros são vendidos em simultâneo para a mesma pessoa. Esses dados não se perderam com a sua utilização e continuaram disponíveis para outras análises.

Mas é preciso ter em atenção que existem situações em que o valor da informação se perde, por exemplo o valor das promoções de livros para um determinado evento, essa informação deixará de ter valor depois de finalizar o evento, embora possa ser importante para o histórico. Algumas das características da informação: Deve ser atual; * Deve ser oportuna e precisa; * Deve ser fácil de interpretação e compreensível; * Deve ser relevante e clara; * Ser acessível; * Ser versátil; * Verificável, várias pessoas poder examinar a mesma informação. Na página seguinte podemos ver um exemplo de um fluxo de informação, neste caso o fluxo de informação da gestão de contratação de direitos e o fluxo de informação da gestão de produção. Fig. 1. 1 Fluxo de informação da gestão de direitos e produção 1. 3.

Sistema de informação Pode ser definido de sistema de informação um conjunto de máquinas, pessoas, méto m funções e tarefas, 6 DF 108 são considerados informação para quem os utiliza. Todas as organizações têm um sistema de informação a onde são diariamente processados dados que são transformados em informação que posteriormente é transformada em conhecimento, através da manipulação, interpretação e utilização desses dados e informação. A importância e aumento de conhecimento com base na transformação dos dados em informação depende de quem a vai utilizar. Isto é, o utilizador é que define a relevância dessa transformação. O sistema de informação na organização é um sistema aberto ue funciona com outros sistemas de informação com objetivos bem definidos.

O sistema de informação fornece informação da própria organização e do seu ambiente para os elementos da própria organização, mas também para as entidades externas como são os fornecedores, clientes, entidades governamentais e fiscais. Os objetivos de um sistema de informação devem ser: – Obter informação útil e necessária às diversas funções e níveis da organização, bem como à sua envolvente externa; – Permitir tomar decisões com base na informação recolhida, processada e distribuída, diminuindo assim a incerteza e poiando essas decisões; – Assegurar a comunicação entre os elementos da organização; – Efetuar a execução de tarefas básicas de rotina como por exemplo o processamento de encomendas a clientes e fornecedores ou a emissão de faturas.

O sistema de informação de uma organização não é o fim em si mesmo, mas um meio para que a organização possa atingir os seus objetivos alancando a missão da organização. A missão do próprio sistema de informação deverá ser a melhoria das pessoas nos processos pela utilização da informação. Os sistemas de informação podem existir sem equipamentos ecnológicos, mas nos dias de hoje essa situação é praticamente impossível devido à quantidade de dados e informação que DF 108 de hoje essa situação é praticamente impossível devido ? quantidade de dados e informação que é produzida, onde existe a necessidade de cada vez mais de a filtrar, arquivar aquela que é considerada útil.

Consultar os dados em sistemas manuais pode ser um processo extremamente demorado e dispendiosos, ao contrário de sistemas eletrónicos e integrados permitem o acesso mais rápido e barato à informação. O sistema de Informação nas organizações tem evoluido onsideravelmente, eliminando as suas fronteiras através do E Business. Alargando desta forma a cadeia de valor deferida por Porter e traduzida no S. I. da organização através do ERP. Com o SCM alarga-se o S. I. aos fornecedores e através do CRM alarga-se ao mercado e clientes. Permite desta forma estabelecer parcerias tecnológicas com diversas entidades, o que traz vantagens num mundo cada vez mais global. Fazendo com o S. I. da organização seja mais flexivel e mais aberto. O ER? tual da organização passa a ser o Backoffice, onde os processos estão definidos e associados ao E-gusiness, definindo- se o âmbito horizontal do S. I. da organização. SCM E-commerce CRM ERP ogística Interna Logística 8 DF 108 criado utilizando vários tipos de plataformas T. l. como é o caso das Data Warehouses, Datamarts, OLAP, Data mining, ou seja, Business intelligence (81). Podemos, hoje em dia, concluir que o ERP é o sistema nervoso do Sistema de Informação da Organização e o BI o cérebro desse mesmo sistema. Figura 1. 3. – âmbito vertical do S. l. organização 1. 4. Tecnologias de informação Podemos definir como um conjunto de materiais, equipamentos, hardware e software que servem para obter, processar, emitir e guardar informação.

A automatização dos sistemas de informação é feita através das tecnologias de informação, que estão constantemente em evolução e inovação, dando origem a novas formas de fazer negócio. O Business é de facto a junção dos sistemas de informação às tecnologias, que irá permitir criar maiores vantagens competitivas, na medida em que permite criar condições para a diminuição do custo de produção, aumento das vendas e melhor serviço ao cliente. As novas tecnologias de informação associadas ao desenvolvimento dos meios de comunicação tem provocado o aparecimento de novas plataformas de fazer negócio, como é o aso de e-commerce. O desenvolvimento de novas tecnologias, como o caso a E-BOOKS, tablets e E-READS tem levado os clientes a procurar novos meios de leitura.

Todas estas inovações tecnológicas levam a organização a mudar a sua maneira de fazer negócio, criando uma nova arquitetura de sistema de informação, como é o caso de E-Business. Toda a utilização da nova tecnologia vai permitir a organização aproximar-se mais dos fornecedores com uma relação mais direta e por outro lado alt de agir, procurar e g 108 por exemplo ERP, CRM, EDI, desenvolvimento de software para E- Commerce, equipamento de redes e comunicação, computadores e servidores. 1. 5. Arquitetura estratégica de sistemas de informação Pode-se definir como arquitetura de sistema de informação, uma visão geral de todo um sistema que se pretende implementar para genr uma organização. Neste caso, falamos de um sistema de informação e tecnológico (SI/TI).

Através da arquitetura de sistemas de informação a organização mantem uma ligação entre os seus objetivos estratégicos de negócio e as suas necessidades, como também com o planeamento necessário efetuar em termos de SI / TI. A arquitetura de sistemas informação permite efetuar a integração entre os recursos SI/ TI e própria organização. É fundamental para se poder analisar as necessidades quer de desenvolvimento de aplicações como a aquisição de equipamentos tecnológicos e de comunicação. Esta arquitetura permite também, manter a integração de todo o negócio da organização, bem como a sua coesão interna entre os trabalhadores e departamentos.

Arquitetura de sistemas de informação deve ser orientada ao negócio, isto é, deve estar de acordo com o plano estratégico (Visão, missão, valores, objetivos) definidos pela direção da mpresa. Deve ser funcional, satisfazendo os requisitos definidos pelos utilizadores, para que dessa maneira, possam atingir os objetivos definidos pela organização. Tem de ser flexível, visto que a empresa relaciona-se num mercado global, em constante mudança, deve assim, ser capaz de se adaptar às mudanças existente no melo. Antes de se poder definir a arquitetura do sistema de informação, deve-se analisar o contexto no qual vai atuar, onde vai sofrer e exercer influências. O contexto no qual está inte rado ode ser dividido em dois âmbitos o interno e o ext te interno influência a