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PROCESSO DE ORGANIZAÇAO Objetivos deste módulo • Explicar os princípios e as etapas do processo de organizar. • Definir responsabilidade e autoridade. • Descrever um organograma e seus componentes. PROCESSO DE ORGANIZAÇÃO W’,p view nent page Organizar é o proces (ou conjunto de part ordem. Organização estruturado ou orde 0 Ieçao de recursos sslficação ou -_:a er conjunto emo. Organizar é, como todas as funções da administração, um processo de tomar decisões. As principais etapas (ou decisões) no processo de organizar são analisadas a seguir. Dependendo das circunstâncias, a ordem das etapas ou decisões pode variar. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados; 2. Dividir o trabalho, de acordo com os critérios mais apropriados para a realização dos objetivos. 3. Definir as responsabilidades pela realização do trabalho. 4. Definir os níveis de autoridade. 5. Desenhar a estrutura organizacional. A estrutura organizacional é a síntese do processo de organizar. divisão de trabalho. Uma barraca na feira ou uma pizzaria, permite observar que os funcionários se especializam em tarefas distintas, como prestar o serviço, atender os clientes nas mesas, cuidar do suprimento de mercadorias e do caixa.

Nas randes organizações, como as cadeias de pizzarias, bancos ou companhias aéreas, há muitas pessoas especializadas em realizar essas e outras tarefas. dentificação das Unidades de Trabalho Definidos os objetivos, o trabalho a ser realizado é dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critérios mais apropriados para sua realização. • Suponha, por exemplo, que você faz parte de um grupo de cinco pessoas, que formam uma chapa para concorrer a diretoria do centro acadêmico. Veja na figura abaixo como poderia ficar a divisão de trabalho nesse grupo.

Exemplo de divisão do tra 2 0 chapa para concorrer a oncentra diversas funções (departamento de administração de recursos humanos e de serviços gerais, por exemplo). DEFINIÇAO DE RESPONSABILIDADES Depois de identificados os departamentos (ou unidades de trabalho), as responsabilidades são definidas. Responsabilidades são as obrigações ou deveres das pessoas pela realização de tarefas ou atividades. O conjunto de tarefas pelas quais uma pessoa é responsavel, chama-se cargo. Normalmente, um departamento é um agregado de cargos.

No entanto, como acontece nas organizações de pequeno porte, um departamento pode correspondera um único cargo. ?? Um cargo é a menor unidade de trabalho de uma estrutura organizacional. Um cargo consiste em um conjunto de tarefas ou atividades que uma pessoa (ocupante do cargo) deve desempenhar. Há cargo que têm um único ocupante (por exemplo, o cargo de presidente), ou um numero pequeno de ocupantes (secretárias e analistas), bem como cargos com grande número e pessoas que os ocupam (auxiliares, professores e montadores).

Os cargos que tem mais de um ocupante são chamados de posições. • Os cargos têm títulos que identificam a tarefa principal (ou profissão) do ocupante: montador, secretária, professor, ssistente do gerente geral, diretor de recursos humanos. O conteudo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades (também chamadas de funções do cargo) que o ocupante deve desempenhar. A relação das responsabilidades de um grupo chama-se descrição de cargo. AUTORIDADE Para completar o processo de or anização, a autoridade é atribuída a pessoas ou a u balho.

Autoridade 3 0 integrantes da equipe, chamados subordinados, colaboradores ou funcionários, dependendo do tipo de organização. Subordinado é uma palavra que está caindo em desuso, por ter conotação negativa. A autoridade significa também o poder de utilizar ou omprometer os recursos organizacionais. A autoridade pode ser atribuída a pessoas, unidades de trabalho de uma organização ou a organizações, como o departamento de auditoria, das empresas, uma comissão de sindicância, a polltica ou poder judiciário. A autoridade é a contrapartida da responsabilidade.

Como os gerentes tem responsabilidade pelo desempenho de outras pessoas, as organizações lhes dão autoridades sobre essas mesmas pessoas. A atribuição de autoridade implica dois conceitos fundamentais do processo de organização: hierarquia e amplitude de controle. Hierarquia A autoridade divide-se verticalmente em níveis. As pessoas que estão em um determinado nível têm autoridade sobre as que estão no nivel inferior. Inversamente, em qualquer nível as pessoas têm responsabilidades e prestam contas às que estão acima (ou, reportam-se para as que estão acima).

Essa disposição da autoridade em níveis clama-se hierarquia ou cadeia de comando. A quantidade de niveis chama-se número de escalões hierárquicos. Amplitude e Controle Em qualquer nível, cada gerente tem determinado número de pessoas que se reportam a ele essoas que podem estar agrupadas em coniuntos utros departamentos. multo variado. Outra decisão importante do processo de rganizar é a definição da amplitude ideal de controle – a quantidade de pessoas que um chefe consegue administrar eficazmente.

ESTRURIJRA ORGANIZACIONAL E ORGANOGRAMA Todas as decisões sobre a divisão do trabalho, responsabilidade e autoridade resumem-se na estrutura organizacional. A estrutura organizacional é uma ferramenta para realizar objetivos, que retrata todas as decisões sobre a divisão de trabalho e a atribuição de autoridade. A estrutura organizacional, mostra a autoridade e responsabilidade das pessoas como indivíduos e como integrante de grupos. Além disso, a estrutura organizacional, ostra a comunicação entre as pessoas e grupos.

A estrutura organizacional representado pelo gráfico chamado organograma. Desenho do Organograma A figura a seguir mostra um exemplo de organograma, no qual se encontram as seguintes informações: • Divisão do trabalho e definição de responsabilidades. Os retângulos indicam como foi feita a divisão do trabalho. Cada retângulo representa um bloco (ou unidade) de trabalho e, ao mesmo tempo as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de pessoas pela execução de atividades. Em alguns organogramas são desenhados apenas os cargos; em outros, os departamentos os cargos.

A definição de responsabilidade é indissociável dos processos de gestão de pessoas que serão estudados posteriormente. • Autoridade e hierarquia. No organograma, o número de niveis em que os retângulos são distribuídos mostra como a autoridade está graduada, do gerente ue tem mais autoridade no topo da estrutura, até o que tem ade, na base da estrutura. dirigir desce de cada nível para o imediatamente inferior, que tem a obrigação de obedecer. • Comunicação. A linhas que ligam os retângulos, mostram também a sua independência.

O sistema de comunicações de ma estrutura organizacional fornece a interligação das unidades ou blocos de trabalho e possibilita a sua ação coordenada. Esse organograma é um modelo básico que representa a organização de linha. Na organização de linha, não há nenhuma interferência entre cada nível hierárquico e o nível hierárquico inferior. Linha e Assessoria Na organização de linha e assessoria, há unidades de trabalho situadas ao lado da linha. Essas unidades de assessoria prestam serviços às unidades de linha, em particular ao nível hierárquico imediatamente superior. ma unidade de trabalho que em muitas organizações tem apel de assessoria é a comunica ão social. Essa assessoria realiza atividades como: a entes da organização nas de especializar os blocos de trabalho da organzação. Os critérios básicos de departamentalização são cinco: • Funcional. • Territorial ou geográfico. • Produto. • Cliente • Áreas do conhecimento. Organização Funcional A departamentalização funcional consiste em atribuir a cada uma das unidades de trabalho a responsabilidade por uma função organizacional – operações, marketing, finanças, recursos humanos e assim por diante.

A figura a seguir apresenta uma estrutura funcional. Em uma estrutura organizacional dividida segundo o critério funcional, há um administrador principal que comanda o conjunto todo e, logo abaixo, cada integrante do primeiro escalão hierárquico é responsável por uma função específica: produção, vendas, finanças e assim por diante. 0 também no antigo até que venha um substituto, ou quando alguém pede demissão e não há condições de substituí-lo de imediato, sendo necessário que outro gerente acumule seu cargo.

Embora o ocupante seja a mesma pessoa, a divisão do trabalho deixa claro que se trata de cargos e responsabilidades distintas. Organização Geográfica Quando se usa o critério geográfico de departamentalização, cada unidade de trabalho correspondente a um território (ou pedaço do mapa). O critério geográfico ou territorial (ou regional) pode ser utilizado quando a organização opera numa área grande, ou em locais diferentes, e em cada local é necessário disponibilizar um certo volume de recursos ou certa autonomia.

Desde que seja possível promover algum tipo de agregação de recursos ou de clientes, de acordo com sua proximidade dentro dos territórios, o critério geográfico torna-se a base da divisão do trabalho. ? isso o que ocorre quando os clientes estão dispersos ou quando a própria organização, para atendê-los ou para satisfazer a alguma outra necessidade sua, como a obtenção de insumos, tem instalações com certo grau de autonomia em localidades do trabalho.

Nos níveis que ficam abaixo do administrador principal, é muito comum usar o critério territorial para organizar as áreas de vendas e de prestação de serviços, especialmente quando a organização concentra suas atividades produtivas e administrativas um lugar (ou matriz), mas tem operações comerciais e de serviços em áreas dispersas. A figura 6 mostra a estrutura básica de uma empresa que segue o critério territorial. 80F 10 serviços, que apresentam diferenças importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente.

Esta escolha resulta em uma estrutura organizacional em que a responsabilidade é dividida usando o produto ou serviço como critério. Cada unidade de trabalho, consequentemente, tem responsabilidade e autoridade sobre um grupo de operações ou sobre a totalidade das operações relativas a um produto ou serviço. O critério do produto ou serviço pode ser usado tanto em empresas industriais, para estruturar linhas de produção, ou omerciais, para especializar o processo de fornecimento de serviços. Pode ser usado tanto nos primeiros escalão, logo abaixo do administrador principal, quanto em níveis inferiores.

As concessionárias de veículos utilizam esse critério para especializar o processo de venda: veículos novos num departamento, usados em outro. A figura 7 mostra uma organização departamentalizada por produto. alimenticios. – Agências de propaganda. – Bancos (crédito industrial, crédito rural, crédito ao consumidor). A organização por cliente pode ser utilizada em qualquer nivel hierárquico e área funcional da estrutura, sempre que houver iferenças marcantes entre os clientes, justificando algum tipo de tratamento especializado.

O extremo da organização por cliente é a existência de um departamento para cada cliente, ou, pelo menos, para cada um dos clientes mais importantes. Agências de publicidade e empresas prestadoras de serviços terceirizados (como segurança e limpeza) costumam empregar essa solução. Neste caso, cada cliente normalmente tem a designação de conta e a pessoa que é responsável por seu atendimento é chamada de gerente de conta. A figura 8 mostra uma organização departamentalizada por clientes. 0 DF 10