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PROCESSO DE ORGANIZAЗAO Objetivos deste mуdulo • Explicar os princнpios e as etapas do processo de organizar. • Definir responsabilidade e autoridade. • Descrever um organograma e seus componentes. PROCESSO DE ORGANIZAЗГO W’,p view nent page Organizar й o proces (ou conjunto de part ordem. Organizaзгo estruturado ou orde 0 Ieзao de recursos sslficaзгo ou -_:a er conjunto emo. Organizar й, como todas as funзхes da administraзгo, um processo de tomar decisхes. As principais etapas (ou decisхes) no processo de organizar sгo analisadas a seguir. Dependendo das circunstвncias, a ordem das etapas ou decisхes pode variar. Analisar os objetivos e o trabalho a serem realizados; 2. Dividir o trabalho, de acordo com os critйrios mais apropriados para a realizaзгo dos objetivos. 3. Definir as responsabilidades pela realizaзгo do trabalho. 4. Definir os nнveis de autoridade. 5. Desenhar a estrutura organizacional. A estrutura organizacional й a sнntese do processo de organizar. divisгo de trabalho. Uma barraca na feira ou uma pizzaria, permite observar que os funcionбrios se especializam em tarefas distintas, como prestar o serviзo, atender os clientes nas mesas, cuidar do suprimento de mercadorias e do caixa.

Nas randes organizaзхes, como as cadeias de pizzarias, bancos ou companhias aйreas, hб muitas pessoas especializadas em realizar essas e outras tarefas. dentificaзгo das Unidades de Trabalho Definidos os objetivos, o trabalho a ser realizado й dividido em unidades ou blocos, de acordo com os critйrios mais apropriados para sua realizaзгo. • Suponha, por exemplo, que vocк faz parte de um grupo de cinco pessoas, que formam uma chapa para concorrer a diretoria do centro acadкmico. Veja na figura abaixo como poderia ficar a divisгo de trabalho nesse grupo.

Exemplo de divisгo do tra 2 0 chapa para concorrer a oncentra diversas funзхes (departamento de administraзгo de recursos humanos e de serviзos gerais, por exemplo). DEFINIЗAO DE RESPONSABILIDADES Depois de identificados os departamentos (ou unidades de trabalho), as responsabilidades sгo definidas. Responsabilidades sгo as obrigaзхes ou deveres das pessoas pela realizaзгo de tarefas ou atividades. O conjunto de tarefas pelas quais uma pessoa й responsavel, chama-se cargo. Normalmente, um departamento й um agregado de cargos.

No entanto, como acontece nas organizaзхes de pequeno porte, um departamento pode correspondera um ъnico cargo. ?? Um cargo й a menor unidade de trabalho de uma estrutura organizacional. Um cargo consiste em um conjunto de tarefas ou atividades que uma pessoa (ocupante do cargo) deve desempenhar. Hб cargo que tкm um ъnico ocupante (por exemplo, o cargo de presidente), ou um numero pequeno de ocupantes (secretбrias e analistas), bem como cargos com grande nъmero e pessoas que os ocupam (auxiliares, professores e montadores).

Os cargos que tem mais de um ocupante sгo chamados de posiзхes. • Os cargos tкm tнtulos que identificam a tarefa principal (ou profissгo) do ocupante: montador, secretбria, professor, ssistente do gerente geral, diretor de recursos humanos. O conteudo do cargo especifica as tarefas ou responsabilidades (tambйm chamadas de funзхes do cargo) que o ocupante deve desempenhar. A relaзгo das responsabilidades de um grupo chama-se descriзгo de cargo. AUTORIDADE Para completar o processo de or anizaзгo, a autoridade й atribuнda a pessoas ou a u balho.

Autoridade 3 0 integrantes da equipe, chamados subordinados, colaboradores ou funcionбrios, dependendo do tipo de organizaзгo. Subordinado й uma palavra que estб caindo em desuso, por ter conotaзгo negativa. A autoridade significa tambйm o poder de utilizar ou omprometer os recursos organizacionais. A autoridade pode ser atribuнda a pessoas, unidades de trabalho de uma organizaзгo ou a organizaзхes, como o departamento de auditoria, das empresas, uma comissгo de sindicвncia, a polltica ou poder judiciбrio. A autoridade й a contrapartida da responsabilidade.

Como os gerentes tem responsabilidade pelo desempenho de outras pessoas, as organizaзхes lhes dгo autoridades sobre essas mesmas pessoas. A atribuiзгo de autoridade implica dois conceitos fundamentais do processo de organizaзгo: hierarquia e amplitude de controle. Hierarquia A autoridade divide-se verticalmente em nнveis. As pessoas que estгo em um determinado nнvel tкm autoridade sobre as que estгo no nivel inferior. Inversamente, em qualquer nнvel as pessoas tкm responsabilidades e prestam contas аs que estгo acima (ou, reportam-se para as que estгo acima).

Essa disposiзгo da autoridade em nнveis clama-se hierarquia ou cadeia de comando. A quantidade de niveis chama-se nъmero de escalхes hierбrquicos. Amplitude e Controle Em qualquer nнvel, cada gerente tem determinado nъmero de pessoas que se reportam a ele essoas que podem estar agrupadas em coniuntos utros departamentos. multo variado. Outra decisгo importante do processo de rganizar й a definiзгo da amplitude ideal de controle – a quantidade de pessoas que um chefe consegue administrar eficazmente.

ESTRURIJRA ORGANIZACIONAL E ORGANOGRAMA Todas as decisхes sobre a divisгo do trabalho, responsabilidade e autoridade resumem-se na estrutura organizacional. A estrutura organizacional й uma ferramenta para realizar objetivos, que retrata todas as decisхes sobre a divisгo de trabalho e a atribuiзгo de autoridade. A estrutura organizacional, mostra a autoridade e responsabilidade das pessoas como indivнduos e como integrante de grupos. Alйm disso, a estrutura organizacional, ostra a comunicaзгo entre as pessoas e grupos.

A estrutura organizacional representado pelo grбfico chamado organograma. Desenho do Organograma A figura a seguir mostra um exemplo de organograma, no qual se encontram as seguintes informaзхes: • Divisгo do trabalho e definiзгo de responsabilidades. Os retвngulos indicam como foi feita a divisгo do trabalho. Cada retвngulo representa um bloco (ou unidade) de trabalho e, ao mesmo tempo as responsabilidades de cada pessoa ou grupo de pessoas pela execuзгo de atividades. Em alguns organogramas sгo desenhados apenas os cargos; em outros, os departamentos os cargos.

A definiзгo de responsabilidade й indissociбvel dos processos de gestгo de pessoas que serгo estudados posteriormente. • Autoridade e hierarquia. No organograma, o nъmero de niveis em que os retвngulos sгo distribuнdos mostra como a autoridade estб graduada, do gerente ue tem mais autoridade no topo da estrutura, atй o que tem ade, na base da estrutura. dirigir desce de cada nнvel para o imediatamente inferior, que tem a obrigaзгo de obedecer. • Comunicaзгo. A linhas que ligam os retвngulos, mostram tambйm a sua independкncia.

O sistema de comunicaзхes de ma estrutura organizacional fornece a interligaзгo das unidades ou blocos de trabalho e possibilita a sua aзгo coordenada. Esse organograma й um modelo bбsico que representa a organizaзгo de linha. Na organizaзгo de linha, nгo hб nenhuma interferкncia entre cada nнvel hierбrquico e o nнvel hierбrquico inferior. Linha e Assessoria Na organizaзгo de linha e assessoria, hб unidades de trabalho situadas ao lado da linha. Essas unidades de assessoria prestam serviзos аs unidades de linha, em particular ao nнvel hierбrquico imediatamente superior. ma unidade de trabalho que em muitas organizaзхes tem apel de assessoria й a comunica гo social. Essa assessoria realiza atividades como: a entes da organizaзгo nas de especializar os blocos de trabalho da organzaзгo. Os critйrios bбsicos de departamentalizaзгo sгo cinco: • Funcional. • Territorial ou geogrбfico. • Produto. • Cliente • Бreas do conhecimento. Organizaзгo Funcional A departamentalizaзгo funcional consiste em atribuir a cada uma das unidades de trabalho a responsabilidade por uma funзгo organizacional – operaзхes, marketing, finanзas, recursos humanos e assim por diante.

A figura a seguir apresenta uma estrutura funcional. Em uma estrutura organizacional dividida segundo o critйrio funcional, hб um administrador principal que comanda o conjunto todo e, logo abaixo, cada integrante do primeiro escalгo hierбrquico й responsбvel por uma funзгo especнfica: produзгo, vendas, finanзas e assim por diante. 0 tambйm no antigo atй que venha um substituto, ou quando alguйm pede demissгo e nгo hб condiзхes de substituн-lo de imediato, sendo necessбrio que outro gerente acumule seu cargo.

Embora o ocupante seja a mesma pessoa, a divisгo do trabalho deixa claro que se trata de cargos e responsabilidades distintas. Organizaзгo Geogrбfica Quando se usa o critйrio geogrбfico de departamentalizaзгo, cada unidade de trabalho correspondente a um territуrio (ou pedaзo do mapa). O critйrio geogrбfico ou territorial (ou regional) pode ser utilizado quando a organizaзгo opera numa бrea grande, ou em locais diferentes, e em cada local й necessбrio disponibilizar um certo volume de recursos ou certa autonomia.

Desde que seja possнvel promover algum tipo de agregaзгo de recursos ou de clientes, de acordo com sua proximidade dentro dos territуrios, o critйrio geogrбfico torna-se a base da divisгo do trabalho. ? isso o que ocorre quando os clientes estгo dispersos ou quando a prуpria organizaзгo, para atendк-los ou para satisfazer a alguma outra necessidade sua, como a obtenзгo de insumos, tem instalaзхes com certo grau de autonomia em localidades do trabalho.

Nos nнveis que ficam abaixo do administrador principal, й muito comum usar o critйrio territorial para organizar as бreas de vendas e de prestaзгo de serviзos, especialmente quando a organizaзгo concentra suas atividades produtivas e administrativas um lugar (ou matriz), mas tem operaзхes comerciais e de serviзos em бreas dispersas. A figura 6 mostra a estrutura bбsica de uma empresa que segue o critйrio territorial. 80F 10 serviзos, que apresentam diferenзas importantes entre si, pode ser melhor administrar cada um individualmente.

Esta escolha resulta em uma estrutura organizacional em que a responsabilidade й dividida usando o produto ou serviзo como critйrio. Cada unidade de trabalho, consequentemente, tem responsabilidade e autoridade sobre um grupo de operaзхes ou sobre a totalidade das operaзхes relativas a um produto ou serviзo. O critйrio do produto ou serviзo pode ser usado tanto em empresas industriais, para estruturar linhas de produзгo, ou omerciais, para especializar o processo de fornecimento de serviзos. Pode ser usado tanto nos primeiros escalгo, logo abaixo do administrador principal, quanto em nнveis inferiores.

As concessionбrias de veнculos utilizam esse critйrio para especializar o processo de venda: veнculos novos num departamento, usados em outro. A figura 7 mostra uma organizaзгo departamentalizada por produto. alimenticios. – Agкncias de propaganda. – Bancos (crйdito industrial, crйdito rural, crйdito ao consumidor). A organizaзгo por cliente pode ser utilizada em qualquer nivel hierбrquico e бrea funcional da estrutura, sempre que houver iferenзas marcantes entre os clientes, justificando algum tipo de tratamento especializado.

O extremo da organizaзгo por cliente й a existкncia de um departamento para cada cliente, ou, pelo menos, para cada um dos clientes mais importantes. Agкncias de publicidade e empresas prestadoras de serviзos terceirizados (como seguranзa e limpeza) costumam empregar essa soluзгo. Neste caso, cada cliente normalmente tem a designaзгo de conta e a pessoa que й responsбvel por seu atendimento й chamada de gerente de conta. A figura 8 mostra uma organizaзгo departamentalizada por clientes. 0 DF 10