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1 . Objetivos Este manual visa descrever como está organizada toda a estrutura administrativa, as políticas e procedimentos padronizados dos serviços relativos a logística de suprimentos da Fundação Hospitalar de Saúde (PHS). Todas as normas e procedimentos descritos devem ser continuamente revisados para sempre melhor atender as necessidades da assistência em saúde de Sergipe oral to view nut*ge Gerência de Suprimentos: Composta pela Central de logística da FHS. Regulamentará diretamente os serviços logísticos das unidades que compõem a PHS.

Serviço de Logistica das Unidades da FHS: Constituido pelas Gerências de Suprimentos ou Responsáveis Técnicos de Farmácia das unidades hospitalares e de Atendimento pré-hospitalar da FHS. | 5. Normatização dos Procedimentos da Central de Logística e Unidades Hospitalares • A Coordenação de Compras e Suprimentos da PHS tem função regulatória em toda a rede ligada a FHS. Estabelecendo as diretrizes de gestão dos estoques de todas as unidades de logística (Almoxarifados e Farmácias) bem como dos estoques das áreas assistenciais (Postos de enfermagem e afins). ??? Esta Coordenação realizará ações de auditoria interna nas áreas consumidoras de materiais e serviços, sobretudo as assistenciais, onde ocorre o maior consumo dos itens. Essas medidas visam auxiliar as unidades de produção a gerir corretamente seus estoques, na tentativa de evitar falta de suprimentos, com estoques inferiores a suas necessidades, ou excessos que possam gerar desperdícios e prejuízos financeiros. ?? A movimentação de suprimentos entre as unidades sob gestão da PHS ou entre essas unidades e estabelecimentos não ligados a FHS (empréstimos, devoluções) devem seguir orientações ormatizadas pela Coordenação de Compras e Suprimentos da • Os setores de Logística e Assistência Farmacêutica das unidades hospitalares e pré-hospitalares da PHS deveram se reportar à Coordenação de Compras e Suprimentos para quaisquer mudanças em suas normas, rotinas e procedimentos. ?? A Diretora da FHS junto ao Diretor Operacional e Coordenação serão responsáveis pela elaboração da Comissão de Padronização da PHS a fim de normatizar todos os rocessos para inclusão, exclusão e alteração de su PAGF • Verificar atentamente o prazo de validade e os lotes dos rodutos; • Verificar as mercadorias entregues mediante contagem rigorosa de cada item e preenchimento de formulário padrão de recebimento; • Identificar com etiqueta, códigos ou sinais apropriados, os itens entregues caso necessário; • Providenciar a devolução de mercadorias defeituosas; • Verificar as condições de transporte, principalmente para produtos termolábeis, que necessitam de encaminhamento prioritário para armazenamento em rede de frio assim que terminado os procedimentos de recebimento; • Efetuar a entrada dos suprimentos recebidos em sistema nformatizado de controle de estoque elou ficha de prateleira; • Enviar para érea de armazenamento os suprimentos liberados; 6. 3.

Orientações Normatizadas: • Qualquer violação ou irregularidade no preço, nas especificações, na quantidade e na rotulagem deve ser informada ao Gerente de Suprimentos, e o produto não deve ser recebido; • Devem-se notificar, em documentos apropriados, entregas parciais ou em excesso, ou discrepâncias; • O prazo de validade ideal não deve ultrapassar a 20% de sua vida útil; • Medicamentos termolábeis, sob controle especial pela ortaria 344/98 SVS/MS e inflamáveis tem prioridade no recebimento e devem ser imediatamente transferidos para áreas seguras após este procedimento; • A abertura das caixas ou embalagens recebidas do fornecedor para conferência dos materiais adquiridos é um procedimento de rotina, porém, depois disso, deve-se lacrá-las novamente, com o aproveitamento da própria embala em _ PAGF 3 microcomputadores que possibilitem a entrada dos dados do recebimento em sistema de controle de estoque; 6. 6.

Indicadores Avaliados: • Tempo médio de recebimento dos produtos e tempo médio e envio dos produtos para a área de recebimento; • Qualidade do recebimento das mercadorias mediante avaliação do Formulário de Recebimento e Inspeção dos Suprimentos para Saúde, padronizado de acordo com o POP – 001; • Detecção de falhas no processo de recebimento que resultaram em num Índice de não recebimento do produto, mediante avaliação das Fichas de Notificação de Não Recebimento, padronizada no POP – 001; • Organização estrutural da área de recebimento, verificando ordenação e limpeza; 6. 7. Fluxo Geral: na quantidade e no preço estipulados na NF, número do lote, razo de validade e registro no Ministério da Saúde. No caso de medicamento, entre os itens de verificação por ocasião do recebimento de um lote encomendado, deve-se conferir: denominação do produto, quantidade, forma farmacêutica e concentração.

I PROCEDIMENTO OPERACIONAL PADRÃO I Página: Revisão: INúmero: Data da Revisão: IPOP – 001 I Data da Validação: 19/10/09 I Recebimento De Suprimentos para Saúde Elaborado pela Coordenação de Compras e Suprimentos 20) Antes do descarregamento, o funcionário responsável pelo recebimento deve conferir se as condições de transporte são dequadas a manutenção da integridade dos produtos, seguindo roteiro do formulário em anexo; 30) Após a conferência da nota fiscal e das condições de transporte efetuar rigorosa análise dos produtos recebidos seguindo roteiro estabelecido pelo Formulário de Recebimento e Inspeção de Suprimentos (em anexo); ATENÇÃO! Todas as divergências detectadas durante o processo de conferência devem ser documentadas no Formulário de Recebimento e Inspeção (em anexo) e não se deve jamais efetuar o recebimento de produtos em quantidades irregulares, especificações incorretas e em condições degradantes. Neste caso deve-se informar ao Gerente ou Responsável pelo Serviço e Preencher Notificação de Não Recebimento do produto. PAGF S 19/lO/09 Recebimento De Suprimentos para Saúde I Elaborado pela Coordenação de Compras e Suprimentos ATENÇÃO!

O envio para a área de recebimento deve ocorrer na seguinte ordem: 1) Substâncias Termolábeis, 2) Substâncias Inflamáveis, 3) Medicamentos Controlados, 4) Demais medicamentos, 5) Materiais Medico Hospitalares, 6) Demais produtos. Nenhum item deve permanecer na área de recebimento por um tempo superior a 40 min. após a conferência; 0) Após efetuar a entrada dos itens em software de Controle de Estoque elou ficha de prateleira encaminhar deve-se documentação para arquivamento (cópia da Nota); Nas Subunidades Hospitalares da PHS 10) Antes do descarregamento o funcionário responsável pelo 20) Verificar o Boletim de Movimentação de Suprimentos (BMS), observando o quantitativo dos itens, o preenchimento das informações (lote, data, responsável pelo atendimento… ; 30) Após a conferência do pedido e das condições de transporte, efetuar rigorosa análise dos produtos recebidos seguindo roteiro stabelecido pelo Formulário de Recebimento e Inspeção de Suprimentos (em anexo); de Recebimento e Inspeçã e não se deve jamais PAGF 6 e Suprimentos 40) Após certificar-se da exatidão da entrega o conferente atesta o recebimento colocando: data, carimbo e assinatura do recebedor; 50) Os produtos recebidos deverão ser entregues ao responsável do armazenamento para serem acondicionados corretamente, permanecendo na área de recebimento por um tempo máximo de 40 min. após a conferência; Substâncias Inflamáveis, 3) Medicamentos Controlados, 4) Demais edicamentos, 5) Materiais Médico Hospitalares, 6) Demais Produtos. 60) Efetuar a entrada dos itens em software elou ficha de prateleira; REFERENCIAS: • BRASIL. Resolução no 328 de 22 de Julho de 1999.

Institui o regulamento técnico sobre as boas práticas de dispensação de medicamentos em farmácias e drogarias. 30 de Agosto de 2006. • ORGANIZAÇÃO PAN-AMERICANA DA SAÚDE/ORGAN ZAÇÃO MUNDIAL DA SAÚDE. Assistência Farmacêutica para Gerentes Municipais. Brasilia-DF. 373p, 2003. • Sociedade Brasileira de Farmácia Hospitalar. Guia de Boas Práticas em Farmácia Hospitalar e Sen’iços de Saúde. Ed. Vide o verso. sao Paulo. 356P. V ediçao, 2009. I Validado por: PAGF 7 IA quantidade recebida está de acordo com a NF e OF? * A documentação está sem rasuras? Os lotes e validades descritos na NF são iguais ao impresso na embalagem? * A validade descrita na NF/pedido é igual à impressa no produto?

O preço unitário descrito na NF confere o empenho? I Transporte IO veículo responsável pelo transporte estava devidamente IOS materiais estavam acondicionados isoladamente, sem contato com alimentos ou produtos incompatíveis? * Validade As validades dos produtos estão de acordo com o especificado na OF? Quando não descrito nesta usar como I ‘padrão validade de 12 meses para CECOG e 3 meses para as unidades hospitalares I Especificações, Embalagem e Condições do Produto O produto atende as especificaçóes do edital ou do pedido? * (solicitar avaliação da equipe técnica: I enfermeiras ou farmacêuticos) I Todas as caixas de embalagens estão lacradas e identificadas? Os complementos dos medicamentos (copos dosador, conta- gotas, diluente… ) estão presentes e devidamente I I embalados? Os produtos termolábeis estão com temperatura entre 20 e 80C? I Dados de Identificação I Resp. pela Entrega: I Resp. pelo Recebimento: I Resp. pela Entrada no Sistema: Se não, sollcitar autorização do Gerente para devolução dos produtos; ** Se não, receber mediante notificação do fato. (Frente! ) FUNDAÇÃO HOSPITALAR DE SAÚDE I CENTRAL DE LOGÍSTICA- CELOG/SUPRIMENTOS I Notificação de Recebimento com Ressalvas Fornecedor: produto: I Lote: Produto: I Email: I Validade: IQuantidade: Validade: Dados do Recebedor Nome: RG ou no Insc. Conselho de Classe: (Verso! )