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[pic] Sistema de Informações prof. Arnaldo com responsabilidade social Faculdade Fortium- Curso de 1 ORGAN ZAÇAO & METODOS (0. & M) 2 Nota de Aula no 5 2008 Turma: SI 5a Sem Sta Maria 2 3 1 . Assuntos – Formulários, manua e racionalização . org 4 p IQualidade de ensino processo de análise ,lotacionogramas, funcionogramas, matriz de responsabilidade, WBS e Cronogramas). 2. Objetivos a serem conquistados – identificar os principais aspectos na utilização de formulários. – dentificar os principiais aspectos na utilização de manuais organlzaclonals. dentificar os principais aspectos dos gráficos utilizados no processo de apoio a análise e racionalização de rotinas. “Aqueles que gastam mal o seu tempo são os primeiros a queixar-se de sua brevidade. ” (Jean De a Bruyére) 3. INTRODUÇAO Conforme estudado na aula anterior, uma das atividades desenvolvidas pelo analista de sistemas de informações é a -lal Studia serão tratadas nesta nota de aula. 4. O FORMULÁRIO 4. 1 Conceito: Formulário é um documento, com campos pré- impressos onde são preenchidos os dados e as informações, que permite a formalização do fluxo das comunicações nas rganizaçoes.

Como veiculo de divulgação, processamento e armazenamento de informação, os formulários devem ter a atenção necessárias, pois sua falta ou inoperância pode trazer sérias e danosas conseqüências a seus respectivos processos e a toda a organização. 4. 2 Importância dos Formulários O formularia adquiriu grande importância com o crescimento das organizações, em virtude de se tratar de um excelente veículo de transmissão das informações que se tornam indispensáveis para o planejamento, execução e controle das diferentes atividades desenvolvidas. ? mesmo lícito afirmar-se que quanto ais complexa a empresa tanto mais necessária a existência de métodos racionais de coleta, análise, processamento e disseminação de dados. 4. 3 Indicadores de problemas Existem alguns indicadores que apontam a necessidade de uma análise e redesenho dos formulários: Contínua dificuldade na compreensão e preenchimento; Formação de filas; Demora na utilização. 4. 4 Objetivos e propósitos dos formulários O objetivo geral é permitir a formalização do fluxo das informações que tramitam nos processos empresariais.

Podemos citar os seguintes propósitos: Documentar e centralizar que tramitam em um 20F 14 executadas, quer seja individualmente, quer seja em conjunto. 5. 2 Vantagens dos manuais – Correspondem a uma importante e constante fonte de informações sobre os trabalhos na Empresa. – Facilitam o processo de efetivar normas, procedimentos e funções administrativas. – Ajudam a fixar critérios e padrões, bem como uniformizam a terminologia técnica básica do processo administrativo propiciando normalização das atividades administrativas. Possibilitam discussões e equívocos, muito freqüente, nas empresas onde nao se estabeleceu a “Versão” oficial da empresa obre os temas susceptíveis de pontos de vista conflitantes. – Possibilitam treinamento aos novos e antigos funcionários da empresa. – Possibilitam efetivo crescimento na eficiência e eficácia dos trabalhos realizados – Representam um instrumento efetivo de consulta, orientação e treinamento na empresa. Representam uma restrição para a improvisação inadequada que aparece na empresa nas mais variadas formas Aprimoram o sistema de autoridade da empresa, pois possibilitam melhor delegação mediante instruções escritas, proporcionando ao superior controlar apenas os fatos que saem a rotina normal, ou seja, o controle por exceção. – Representam um elemento importante de revisão e avaliação objetiva das práticas e dos processos institucionais. Aumentam a predisposição do pessoal para assumir responsabilidades, uma vez que aquilo que tem que ser feito está claramente estabelecido por escrito. – Representa um legado histórico da evolução administrativa da 5. 3 Desvantagens – Constituem um ponto de todos os problemas admi artida orém não a solução para possam ocorrer na 3 OF de atualização pode ser elevado, dentro de uma relação de custo- benefício pela empresa. Quando não são utilizados adequada e permanentemente, perdem rapidamente seu valor – São, em geral, pouco flexíveis. Incluem somente os aspectos formais da empresa, deixando de lado aspectos informais, cuja vigência e importância para o dia a dia da empresa é muito grande. – Quando muito sintéticos, tornam-se pouco úteis e, por outro lado, quando muito detalhados, correm o risco de se tornarem obsoletos diante de quaisquer mudanças pequenas. – Diminuem a incidência do julgamento pessoal, tornando-se multas vezes um freio para a iniciativa Individual. – Seu uso pode ficar muito prejudicado e dificil devido a uma edação pouco clara, prolixa, deficiente e inadequada. 5. Requisitos básicos da utilização de manuais administrativos para Oliveira (2002), com base na análise das vantagens e desvantagens da utilização dos manuais, alguns dos requisitos que os manuais devem atender são: necessidade real e efetiva da empresa; ter diagramação estruturada e adequada para suas finalidades; ter redação simples, curta, eficiente, clara e inteligível, bem como bom índice ou sumário; ter instruções autênticas, necessárias e suficientes; ser distribuído a todos os funcionários que dele necessitem; er racional, adequada e aprimorada utilização pelos usuários do sistema; ter adequada flexibilidade; e ter um processo contínuo de revisão, atualização e distribuição. 6. OS GRÁFICOS DE APOIO AO TRABALHO DO ANALISTA 6. 1 . Organogramas O organograma é o gráfico que representa a estrutura formal da empresa, ou seja, a disposi 30 e a hierarquia dos órgãos. Existem várias maneiras d tar à estrutura da 4 14 Organograma clássico ou vertical – este tipo é simplificado e procura deixar bem claros os níveis de hierarquia. É bastante utilizado em instituições tradicionais. [PiC] Fonte: FGV (2006) 6. 2. Fluxogramas 6. 2. 1 Conceito: O termo fluxograma vem do inglês flow-chart (flow=fluxo+chart=gráfico).

Fluxograma é a representação gráfica que apresenta a seqüência de um trabalho de forma analítica, caracterizando as operações, os responsáveis elou unidades organizacionais envolvidos no processo. Todas as variáveis, que devem ser detectadas por ocasião do levantamento, constituem objetos da etapa de análise e redesenho de processos. A análise do processo atual deve começar pela análise critica do levantamento, visando verificar se nada foi omitido e se todas s questões relativas à atitude interrogativa foram devidamente respondidas. Em seguida, deve ser elaborado um diagrama, ou uma representação gráfica, do fluxo do processo atual.

Esse diagrama, denominado fluxograma, permite uma visão completa do fluxo, de maneira clara e precisa, facilitando a análise da situação atual. 6. 2. 2 0 fluxograma objetiva, entre outros, os seguintes aspectos pr. nclpals: padronizar a representação dos métodos e os procedimentos administrativos; maior rapidez na descrição dos métodos administrativos; facilitar a leitura e o entendimento; acilitar a localização e a identificação dos aspectos mais importantes; maior flexibilidade; e melhor grau de análise. 6. 2. 3 Por intermédio do fluxo rama odemos demonstrar os seguintes aspectos de um esso: OF sequência de um trabalho, permitindo a visualização dos movimentos ilógicos e a dispersão de recursos materiais e humanos.

Constitui o fundamento básico de todo trabalho racionalizado, pois nao basta fazer sua divisão, sendo necessário bem dispô-lo no tempo e no espaço. Segundo Chinelato Filho, (2004, p. 65): Após definida a rotina a ser estudada, pode-se seguir um roteiro écnico para a análise da rotina , de acordo com os seguintes passos: a) Levantamento dos passos (a partir de uma pesquisa cujos dados serão coletados junto ao setor e ao pessoal envolvidos, por meio de entrevista, questionários, pesquisa bibliográfica em documentos e mesmo obsen,’ação pessoal). b) elaboração do fluxograma (de acordo com a simbologia própria). c) Análise lógica da rotina (à luz do raciocínio cartesiano). d) Proposta de racionalização para a rotina, se for o caso. e) Implantação da nova rotina proposta. ) Avaliação dos resultados e adoção de medidas de ajuste, se orem cabíveis. g) Confecção de manual (contendo a rotina já testada e aprovada). 6. 2. 4 Análise pelo fluxograma Antes de iniciar a análise de fluxograma, o analista deve certificar- se de que todas as fases foram relacionadas, bem como saber, exatamente, o que cada uma significa. Para tanto, deve aplicar as seguintes perguntas básicas: 1. O QUE É FEITO? PARA QUE SERVE ESSA FASE? Essa pergunta permite verificar se todas as fases foram relacionadas e se são conhecidas as utilidades de cada uma delas. São as perguntas que servem de base de sustentação para o analista. 6 4 SIMPLIFICAÇAO DA ROTINA?

TAL MUDANÇA DE LOCAL E VIAVEL? Verifique se a mudança de local onde a fase está sendo feita economizará tempo e evitará transporte. Se tal acontecer, alterar a ordem de execução e eliminar as fases desnecessárias. 4. QUANDO ESSA FASE DEVE SER FEITA? A SEQUÊNCIA ESTÁ CORRETAMENTE FIXADA? As respostas a essas perguntas aprimoram a sustentação do analista no estudo realizado. 5. QUEM DEVE EXECUTAR A FASE? HÁ ALGUÉM MAIS BEM QUALIFICADO PARA EXECUTÁ-LA? SERIA MAIS LÓGICO OU CONVENIENTE QUE OUTRA PESSOA REALIZASSE ESSA FASE? Essas perguntas permitem verificar a extensão da transferência e autoridade e de responsabilidade dentro da unidade organizacional. 6.

COMO A FASE ESTA SENDO EXECUTADA? A resposta a essa pergunta permite encontrar um meio mais fácil de executar a fase, seja por meio de um impresso próprio, seja pela mecanização da fase ou ainda pelo uso de um equipamento especial. Fica evidente que as perguntas apresentadas são necessárias, mas nao suficientes. O analista deve ter o discernimento para identificar quais outras perguntas devem ser efetuadas para o adequado desenvolvimento dos trabalhos. 6. 2. 5 Simbologia do fluxograma Os símbolos utilizados nos fluxogramas têm por objetivo videnciar origem, processo e destino da informação escrita elou verbal componente de um sistema administrativo.

Por outro lado, salienta-se que existe uma tendência, cada vez mais generalizada, para a padronização dos símbolos convencionais que representam elementos ou situações correntes. 1 6. 2. 5. 1 Fluxograma elo 4 documentos, dentro e fora da unidade organizacional considerada. Apresenta maior versatilidade, principalmente por sua maior diversidade de símbolos. 1 SIMBOLOGIA MAIS UTILIZADOS NO FLUXOGRAMA GLOBAL OU DE COLUNA Símbolo Descrição Terminal: indica inicio elou fim do processo, odendo ser colocado no seu interior “INICIO” ou “FIM”. Operação:qualquer processamento que se efetive num fluxo e trabalho e que não possa ser traduzido por símbolo próprio. Conferência:indica qualquer exame, conferência ou inspeção no fluxo de trabalho.

Documento: identificam os documentos que entram no fluxo. Arquivo definitivo: documento foi arquivado em caráter definitivo só podendo sair mediante requisição. Arquivo provisório:fluxo em parada temporária, aguardando alguma providência para prosseguir. Decisão: identifica uma tomada de decisão que leve ao desdobramento do fluxo. Sim? Não? Conector de página: Indicado para transferir o fluxo para outra página. Coloca-se o número da folha de destino na de origem e Ina de stino. 8 4 Conector de rotina:serve para transportar a rotina para outra coluna, dentro da mesma página. Coloca-se um número no interior do símbolo que identifique a mudança.

Linha indicadora de fluxo: serve para identificar o fluxo da rotina, unindo os símbolos. Deve ter a sete no final. Exemplos de fluxogramas: De colunas Figura: Fluxograma do processo de movimentação do STJ (fluxo atual) Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 280) [picl redesenhado) Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 81) 6. 3. Lotacionogramas O Iotacionograma é o gráfico ou instrumento de organização que se destina a fornecer uma visão exata da disposição dos recursos humanos no seio da Instituição, facilitando a coordenação das reser,’as braçais e intelectuais disponíveis e favorecendo possíveis trabalhos de remanejamento ou de reorganização.

Os Iotacionogramas devem ser utilizados sempre que ocorrerem alterações estruturais em um órgão ou mudança no quadro de pessoal. O nível de detalhamento do Iotacionograma varia de acordo com a co estudo realizado. do previsto podem indicar que houve superestimação da revisão, que deve ser revista. Várias são as maneiras possíveis de representar um Iotacionograma. Uma das maneiras mais simples é citar o número total de funcionários por setor, de um órgão, como o visto a seguir: Exemplo: Figura: Lotacionograma Fonte: Chinelato Filho (2004, p. 116) 6. 4. Funcionogramas O funcionograma é uma variação do organograma com acréscimo de informações sobre o órgão representado. mportante pois permite um melhor conhecimento sobre o órgão em análise, deve ser utilizado para se verificar: a) se alguma atribuição não é desempenhada na prática; ) se há superposição de atribuições; c) se não consta nas atribuições algo essencial para o órgão; d) se há desequilíbrios entre os órgãos, com alguns sobrecarregados e outros com poucas atribuições. A seguir um exemplo de funcionograma: Figura: Funcionograma ponte: LACOMBE e HEILBORN (2003). 6. 5 Matriz de Responsabilidades Matriz de Responsabilidade- embora comum em estruturação da organização de projetos com a estrutura analítica do projeto para ajudar a garantir que cada elemento do escopo do trabalho do projeto tem uma essoa responsável designada, também é um tipo de grá elo analista para 0 DF 14