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1. INTRODUÇAO A atual conjuntura do ambiente econômico e o crescente desenvolvimento tecnológico das organizações têm dificultado o entendimento e a gestão dos negócios. A geração de dados confiáveis assume vital importância para a organização, pois é através desses dados transformados em informações que o gestor irá tomar decisões necessárias para conduzir a empresa às metas definidas.

O sistema de controle interno tem como objetivo auxiliar na gestão, melhorar as decisões coletivas dentro da organização e fornecer informações, para ajudar e coordenar s decisões de planejamento e controle. A Gestão empresarial sempre se ressentiu da necessidade de controles efetivos e atuantes na organização, com o intuito de auferir suporte para o processo de tomada de decisões dos gestores nas organizações. A implementação de controles internos eficazes é um pré-requisito para assegurar o funcionamento de qualquer empresa com bases sólidas.

Em tempos de mudanças empresariais, os controles internos tornam-se necessarios. pois são fundamentais para minimizar erros, fraudes e desperdícios, coibindo assim perdas, falta de redibilidade que pode comprometer a própria viabilidade financeira da empresa. O gestor munido de um bom controle interno possui maior probabilidade de acertar continuamente o processo decisório e atingir a eficácia almejada da empresa: seja sob lucro ou sobrevivência empresarial com agregação de valor ao negócio. . CONTROLES INTERNOS 2. 1 conceitos O Conselho Federal de Contabilidade, nas Normas Brasileiras de Contabilidade Técnica, define controle interno como um conjunto de variáveis e compreende: -lal Studia conjunto integrado de método e procedimentos adotados ela entidade na proteção do seu património, promoção da confiabilidade e tempestividade dos seus registros e demonstrações contábeis, e da sua eficiência operacional”.

Segundo o Comitê de Procedimentos de Auditoria do Instituto Americano de contadores Públicos Certificados – AICPA “O controle interno compreende o plano de organização e conjunto coordenado dos métodos e medidas, adotados pela empresa, para proteger seu patrimônio, verificar a exatidão e a fidedignidade de seus dados contábeis, promover a eficiência operacional e encorajar a adesão à política traçada pela dministração. Franco e Marra (2001 ) entendem o controle interno como: todos os instrumentos da organização destinados à vigilância, fiscalização e verificação administrativa, que permitem prever, observar, dirigir ou governar os acontecimentos que se verificam dentro da empresa e que produzem reflexos em seu patrimônio”.

De acordo com a FASB (Financial Accounting Standards Board), controle interno consiste num conjunto de políticas e procedimentos que são desenvolvidos e operacionalizados para garantir razoável certeza acerca da confiança que pode ser epositada nas demonstrações financeiras e nos seus processos correlatos, bem como na correta apresentação daquelas demonstrações financeiras, garantindo que foram preparadas de acordo com os princípios de contabilidade geralmente aceitos e que incluem políticas e procedimentos de manutenção dos registros contábeis, aprovações em níveis adequados e salvaguarda de ativos. Segundo o Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO) os controles internos asseguram o atingimento dos objetivos, de maneira correta e tempestiva, com 20F ontroles internos asseguram o atingimento dos objetivos, de maneira correta e tempestiva, com a mínima utilização de recursos. ? por fim pode-se definir como controle interno, o conjunto de normas e procedimentos que tem o objetivo de enfrentar riscos visando a garantir os ativos da empresa. A administração da organização é responsável pelo estabelecimento desse sistema, pela verificação do seu cumprimento e por sua modificação, visando adaptá-lo às novas circunstâncias. 2. 1 . Estruturação dos controles internos Diante da complexidade estrutural/funcional de uma ntidade, o sistema do controle interno vem a se constituir, inicialmente, do plano organizacional, da totalidade de métodos e procedimentos adotados pela Administração com o propósito de fazer viabilizar o alcance do objetivo administrativo de assegurar, a condição de suas atividades, com a observância de práticas e normas administrativas, a preservação e detecção de erros e irregularidades, a integridade dos registros contábeis e a preparação de relatórios plenamente confiáveis.

Convém enfatizar que o sistema de controles interno estende- se muito além das funções Inerentes ao sistema contábil, que omplementado por tais controles efetivos poderá proporcionar à administração, razoável segurança e credibilidade das informações. O ambiente onde operam os controles internos proporciona grande influência na atuação do controle, quando especificamente se encontra relacionada diretamente com a eficácia de procedimentos de outros controles específicos, como por exemplo a estrutura organizacional, a supervisão administrativa e o quadro de funcionários.

A presença dos sistemas de controle internos se faz necessária, na empresa atual, basicamente em todas as suas divisões ou subdivisões, tai 30F az necessária, na empresa atual, basicamente em todas as suas divisões ou subdivisões, tais como vendas, tesouraria, compras, produção, etc… portanto, papel de fundamental importância para que a eficácia operacional seja evidente, no momento em que se alcance os resultados mais favoráveis com os menores níveis de desperdícios até então aceitos na organização.

Na condição real de instrumento característico de controle administrativo, a contabilidade tornou-se indiscutivelmente reconhecida em nossos dias. Contudo, importante se faz salientar que, embora um sistema contábil bem estruturado e definido as que não esteja devidamente sustentado por um eficiente controle interno, torna-se até certos limites, inútil, uma vez que a fidedignidade dos relatórios contábeis praticamente inexiste implicitamente para a multiplicidade de seus usuários.

As informações contábeis errôneas podem conduzir seus usuários à conclusões e tomadas de decisões danosas para os seus Interesses. Portanto, é de relevada importância que todas as empresas que almejem um crescimento elou evolução ao longo de sua existência venham a sistematizar a implantação e a utilização de controles internos eficientes. Não basta ter funcionários plenamente confiáveis para se garantir isenção ? irregularidades.

Sendo assim, a elevada importância do controle interno pode ser apresentado de forma sintética, considerando-se os quatro fatores: A estrutura da Empresa: A administração necessita de relatórios e análises igualmente complexos ao ponto de refletir a verdadeira situação econômico- financeira da companhia; A Avaliação de Ativos: A manutenção de um sistema de controle interno adequado é indispensável para a execução da responsabilidade da administração no que confere a salvag dequado é indispensável para a execução da responsabilidade da administração no que confere a salvaguarda dos ativos da companhia e a conseqüente descoberta de erros elou fraudes; Avaliação e Controle dos Valores Humanos: Sendo as rotinas de verificação e de revisão, características inerentes à um eficiente controle interno que visam reduzir a possibilidade de que erros, equívocos, falhas, fraudes, elou tentativas fraudulentas permaneçam encobertos. Cabe a cada sistema de controle interno adequado à realidade da organização, se constituir em mecanismos capazes de garantir a total proteção ara a empresa, contra as fragilidades do caráter humano.

O Plano da Empresa• nstrumento imprescindiVel para o controle Interno é representado normalmente pelo organograma da empresa e devidamente complementado pelas diretrizes básicas da administração em seus respectivos manuais de procedimentos, devendo considerar ainda a existência da adequada independência entre os departamentos, seções e funcionários nos aspectos concernentes à autorização execução e controle, como também naqueles relacionados à custódia dos ativos envolvidos nas transações que fundamentam a atividade peracional da empresa. É notória a observação de que a transparência necessária ao organograma e seu respectivo entendimento não bastam para favorecer a identificação e a validade do elemento constitutivo do controle interno. ? então necessário ainda, de forma complementar o detalhamento dos procedimentos específicos de cada operação É indispensável que existam na empresa, manuais de normas e procedimentos internos capazes de orientar de forma clara e bem definida sobre as metas a serem alcançadas e a respectiva consecução destas. É importante que estejam definidos de aneira consis alcançadas e a respectiva consecução destas. É importante que estejam definidos de maneira consistente, os níveis de autoridade e de responsabilidade inerentes a cada função especificamente, com o propósito precípuo de fazer viabilizar um melhor acompanhamento do controle.

Busca-se então o que se pode identificar como a “operacionalização” dos registros inseridos em organizações que se coadunem no referencial estabelecido. Nesta oportunidade são destacados os elementos da gestão empresarial, que podem ser responsabilizados pelos equívocos mais freqüentes, onforme se observe na organização. Na composição de um controle interno verídico e útil, deve ser observado a existência deste elemento básico de registros, aos quais devem estar agregados todos aqueles que dizem respeito a execução das múltiplas tarefas na organização, e, por conseguinte, devem ser abrangentes a: A. Fluxogramas, existência de normas escritas e devidamente organizadas, bem como dos já referidos manuais de procedimentos.

Os planos de contas devem referendar os aspectos contábeis nos quais os manuais de procedimentos venham a esclarecer sobre as dúvidas inerentes à multiplicidade e registros dos vários dados, de forma a facilitar a elaboração dos relatórios contábeis os quais normalmente se revestem de importância para os diversos usuários, organizados em suas variadas categorias. B. Classificação das transações em várias etapas com o intuito de dificultar a execução e o controle de cada uma destas, em particular, por um único funcionário. C. A adequação de Registros e Formulários a serem utilizados na organização de forma a propiciar economia de tempo e de esforço mediante a simplicidade de seus entendimentos, facilidade nos seus preenchimentos e maior organização d OF simplicidade de seus entendimentos, facilidade nos seus preenchimentos e maior organização dos dados.

Como pano de fundo para o estabelecimento de padrões confiáveis de controles internos, deve ser ainda atribuída especial atenção ao componentes mais subjetivo de todo o processo, qual seja, os seus recursos Humanos. 2. 1. 3 Princípios de controles internos Os princípios de controle interno representam o conjunto de regras, diretrizes e sistemas, que visam ao atendimento de objetivos específicos, que para Peter e Machado (2003) são: Relação custo/benefício: consiste na minimização da robabilidade de falhas/desvios quanto ao atendimento dos objetivos e metas. Este conceito reconhece que o custo de um controle não deve exceder aos benefícios que possa proporcionar; > Qualificação adequada, treinamento e rodizio de funcionários: a eficácia dos controles internos está diretamente relacionada com a competência e integridade do pessoal.

Assim, é imprescindível que haja uma política de pessoal que contemple; Delegação de poderes e determinação de responsabilidades: visam assegurar maior rapidez e objetividade às decisões, fazendo-se necessário um regimento/estatuto organograma adequado, onde a definição de autoridade e consequentes responsabilidades sejam claras e satisfaçam plenamente às necessidades da organização; e manuais de rotinas/procedimentos claramente determinados, que considerem as funções de todos os setores do órgão/entidade; Segregação de funções: a estrutura de um controle interno deve prever a separação entre as funções de autorização ou aprovação de operações e a execução, controle e contabilização das mesmas, de tal forma que nenhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio enhuma pessoa detenha competências e atribuições em desacordo com este princípio; Instruções devidamente formalizadas: para atingir um grau de segurança adequado é indispensável que as ações, procedimentos e instruções sejam disciplinados e formalizados através de instrumentos eficazes, ou seja, claros e objetivos e emitidos por autoridade competente; Controles sobre as transações: é imprescindível estabelecer o acompanhamento dos fatos contábeis, financeiros e operacionais, objetivando que sejam efetuados mediante atos legítimos, relacionados com a finalidade do órgão/entidade e utorizados por quem de direito; > Aderência às diretrizes e normas legais: é necessária a existência, no órgão/entidade, de sistemas estabelecidos para determinar e assegurar a observância das diretrizes, planos, normas, leis, regulamentos e procedimentos administrativos internos.

Do exposto, conclui-se que através dos princípios de controle interno, se estabelecem as diretrizes a serem tomadas pela administração da empresa, no tocante ao seu adequado funcionamento, com a separação de atribuições específicas para cada funcionaria, a fim de se evitar possíveis erros ou fraudes. . 1. 4 Tipos de controles internos A exposição de Normas de Auditoria no 29 (ENA 29) estabelece que o sistema de controle interno de uma empresa se decompõe em dois grupos de controle: o de natureza contábil e o de natureza administrativa. Os controles contábeis compreendem o plano de organização e todos os sistemas, métodos e procedimentos relativos a: salvaguarda dos bens, direitos e obrigações; fidedignidade dos registros financeiros.

Os controles administrativos compreendem o plano de organização, os sistemas, métodos e rocedimentos pela direção com a finalidade de contr 80F lano de organização, os sistemas, métodos e procedimentos pela direção com a finalidade de contribuir para: eficiência e eficácia operacional; obediência e diretrizes, politicas, normas e instruções da administração. 3. Implantação 3. 1 Particularidades e adequação Cada empresa é um caso em particular. Não existem empresas inteiramente iguais, ainda que operem no mesmo setor. Porém, os princípios básicos nos quais se apóiam os sistemas de controle são sempre os mesmos”. Variam com relação à aplicação prática, onde precisam ser consideradas as peculiaridades e caracteristicas de cada organização. Cada companhia possui sua cultura, crenças e valores. Os sistemas serão implantados de acordo com as necessidades de informações gerenciais, política e objetivos da administração. ? medida que a companhia vê crescer, evoluir e prosperar o seu patrimônio, ela deve rever os controles com o intuito de adequá-los à nova realidade. Importante alertar que sistemas complexos e impraticáveis são inúteis. Por mais que o papel, uma planilha ou um editor de texto aceite qualquer dado, as distorções aparecerão na tentativa de praticá-los. Todo sistema de controle precisa estar diretamente ligado ? realidade patrimonial da entidade, para que se incorram somente as despesas necessárias, e gere apenas as Informações consideráveis, eliminando o supérfluo. 3. 2 Comprometimento da administração São fundamentais a análise e previsão de possíveis riscos.

Muitas companhias e empresários, entendem a importância de um controle interno, quando percebem erros, fraudes ou ineficiência operacional, envolvendo grande numerário. Após estas ocorrências, os executivos podem relacionar o motivo, não somente à falta de um controle ou necessidade de aprimoramento, mas ainda, à i motivo, não somente à falta de um controle ou necessidade de aprimoramento, mas ainda, à ineficiência ou negligência do pessoal. O comprometimento da administração deve ser considerado como primaz. O principal meio para assegurar a correta prática e obediência do controle ao longo de toda a hierarquia é começar do topo. Os executivos precisam adequar-se e obedecer aos controles, para que, ao fazerem sua parte, possam então cobrar e impor aos colaboradores.

Deve-se ter em mente que a incompetência e a ineficiência administrativa, não podem ser compensadas, por melhor que ejam os sistemas de controles. 3. 3 Obediência aos prazos estabelecidos Todo processo de implantação ou reformulação de controles deve ser fixado em prazos realistas, possíveis de serem cumpridos. Esses processos podem ser de extrema complexidade, dependendo da estrutura organizacional da companhia. O controle está sempre sendo testado e analisado, para adequar-se à realidade patrimonial. Após a sua implantação, é necessária a verificação de incorreções. Esta verificação leva às adaptações que podem influenciar vários departamentos.

Todo o processo de readaptação exige tempo para estudo, que torna difícil prever com exatidão o prazo necessário para implantação ou reformulação de um sistema em curso. 3. 4 Comprometimento do pessoal A empresa pode estruturar um ótimo sistema de controle. No entanto, se não possuir o pessoal apto a fazer funcionar esse sistema, aparentemente perfeito, os investimentos efetuados não serão compensados e os objetivos, não serão alcançados. Toda a documentação, procedimentos, manuais e relatórios serão inúteis se não houver, sobre eles, a ação humana de maneira eficiente e inteligente. A preparação, treinamento e com etência do pes 0 DF 16