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nstituto Politécnico da Guarda Escola Superior de Tecnologia e Gestão Tecnologias de Informação para o Processamento da Swipetoviewn ‘t p Contabilidade Trabalho realizado por: Francisco Raposo Curso: Contabilidade 20 Ano Índice Indice II Introdução 1 Objectivos 2 – Enquadramento d 3 NO 8665 8 ao na Contabilidade 1. 1 — ERP -Enterprise Resourse Planning. 4 II – Componentes de um sistema de informação contabilística. 6 2. 1 – contabilidade Geral/Anal[tica 6 Principais características a ter em conta:7 Áreas Fundamentais de Output: 7 2. 2 – Gestão de Imobilizad08 Principais características: 8 2. 3 – Gestão de Recursos Humanos 8

Principais características: 9 2. 4 – Gestão Comercial 9 Principais características 10 2. 5 – Gestão de Bancos e Controlo de Tesouraria 10 Principais características: 1 1 2. 1 — Outras Ferramentas administrativas. 1 1 -lal Studia contabilidade. A par das constantes alterações técnicas nesta área, há ainda a considerar a permanente alteração da legislação fiscal, que obriga a uma igual mudança constante na estrutura organizacional da própria contabilidade, no sentido de fornecedor outputs a todos os utentes da informação, nomeadamente oldres e stakeolders, com especial ênfase para a Administração fiscal.

Todas estas mudanças estão a ser facilitadas pela informática. As empresas necessitam cada vez mais de um bom sistema de informações de contabilidade para a aplicação de técnicas inteligentes na tomada de decisão. Os avanços exigem mais dos sistemas contabilísticos e não meramente aqueles com a finalidade de realizar processamento de transacções. O mundo dos negócios deste novo milénio é mais exigente e a tecnologia de ponta utilizada nos hardwares e nos softwares permite não somente o processamento de dados, como também, sistemas que processam informações e compartilham conhecimentos. Objectivos

Pretende-se com este trabalho fazer uma abordagem dos diversos sistemas de informação existentes na área da contabilidade, da sua versatilidade, do seu desempenho, custos de implementação e manutenção, assim como do seu “Modus operandi”, passando por: * Definir * Apresentar várias soluções Pretende-se ainda, enquadrar o papel dos sistemas de informação em contabilidade no contexto dos sistemas de informação organizacionais, e apresentar as novas tecnologias de informação e comunicação e enquadrar a sua relevância para a Este trabalho pretende ainda fazer uma análise dos mecanismos e programas disponíveis p resários, os 20F implementação dos programas informáticos e os próprios Técnicos Oficiais de Contas avaliem o seu desempenho na organização a fim de poderem medir com precisão a relação custo benefícios existentes num processo de implementação das diversas ferramentas de TI. — Enquadramento dos sistemas de informação na Contabilidade Um dos sectores de actividade que tem sido, nos últimos anos, “empurrado” para uma permanente actualização/lnovação, ao nível de processos e ao nível da utilização das novas tecnologias da informação e comunicação, tem sido a actividade de Técnico

Oficial de Contas, tendo como impacto: * – As constantes imposições que têm vindo a ser gradualmente colocadas pela administração central, por exemplo, a obrigatoriedade de enviar as declarações fiscais em formato electrónico, * – A utilização de Sites por parte dos organismos ligados ? actividade e pelos órgãos estatais, a fim de facilitar a divulgação e de esclarecer as várias obrigações legais, bem como suas constantes alterações; * – A Importância da Informação financeira nas tomadas de decisão, não só de informação sobre dados históricos, mas sobre ados futuros, é alguns dos factores que criam na actividade a necessidade de inovação tecnológica, para que a informação tenha credibilidade. A responsabilidade do TOC para com o cliente deixou de passar só pelo processo de tratamento de dados, para passar também pela análise e aconselhamento sobre a situação da empresa do cliente face ao mercado e das suas obrigações legais.

A actividade passou a ter uma forte componente de consultoria, quer financeira quer fiscal. A forma de tratamento e a análise dos dados lançados passou a ser de maior importância, tendo que ser feita de forma rápida e imples por parte do utilizador 30F passou a ser de maior importância, tendo que ser feita de forma rápida e simples por parte do utilizador, a fim de se transformarem os mais diversificados dados em informação validada nas tomadas de decisão, por parte dos gestores. A utilização das tecnologias de informação e comunicação e os sistemas informáticos adequados que fazem o tratamento de dados com maior eficácia, veio auxiliar quem tem que decidir, a fazê-lo em tempo útil.

A optimização de tempos de contabilização, abre assim espaço para outros tipos de serviço que podem, num mercado oncorrencial como é o da actividade contabilística, vir a marcar a diferença entre o contabilista (guarda-livros) e o contabilista consultor/parcelro. Esta nova realidade veio pôr a descoberto toda uma necessidade de evolução ao nível de sistemas informáticos e das Tecnologias de Informação e da Comunicação, que é de saudar, visto que a informação, ao ser tratada de uma forma mais eficiente, cria uma panóplia de serviços que podem vir a ser prestados com maior qualidade e eficiência por parte dos Técnicos Oficiais de Contas.

A introdução de um software de gestão num gabinete de ontabilidade deixou de ser o software onde se colocam os valores de documentos dos clientes e se tiram alguns mapas, passando a ser uma ferramenta fundamental, que vai auxiliar o TOC a transformar dados em informação e a disponibilizá-los com maior eficiência e rapidez, como por exemplo: * – Gerando todo o tipo de informação que é solicitada por parte dos organismos estatais em formatos electrónico, ou seja, as entregas de todas as declarações em formato electrónico, deixando de ser necessário ter um colaborador na rua, a “saltar” de repartição em repartição, para proceder à entrega das diversas declarações;

AGE 4 OF * – Recorrendo a um software de gestão, existe a possibilidade de automatizar os processos de disponibilização de mapas aos clientes e, em simultâneo, fazer um controlo efectivo sobre a informação que foi enviada para o cliente — sem necessidade de enviar, duas e três vezes, os mapas para os clientes, sem que estes mapas tenham sido validados pela pessoa responsável; * – Associado à gestão, possibilita a criação de formas de controlo que permitem ao TOC controlar as dívidas dos clientes, disponibilizando processos de alerta, que permitem a elaboração de memorandos ou de notas de aviso, a fim de se poder saber/ otificar o cliente sobre a sua situação fiscal porque, no fundo, a responsabilidade pelas contas e pelas prestações, passa também pelo gabinete de contabilidade; * – A utilização das tecnologias de informação e comunicação, associada a um software de gestão, pode ser optimizada ao ponto de ter o software de gestão instalado na empresa do cliente, sendo ele próprio a gerar a informação para a contabilidade, sem necessidade de “andar a passear os papéis”, podendo o técnico de contas aceder à informação e complementá-la, sem necessidade de se deslocar às instalações do cliente. 1. – ERP -Enterprise Resource Planning. É possível dinamizar o trabalho e os processos, através do recurso a um ERP – Enterprise Resource Planning. O investimento e a utilização de várias combinações de tecnologias da informação e comunicação (ERP, Internet, etc. , deve ter o objectivo de facilitar a transferência de informação entre cliente, a administração central e o gabinete de contabilidade, de forma eficiente. Tem também, como pano de fundo, a diminuição de vários cus de contabilidade, de forma eficiente. Tem também, como pano de fundo, a diminuição de varias custos operacionais, inerentes ? rópria actividade. O custo de implementação é um método de forma a calcular o custo total dessa mesma implementação e visa essencialmente se uma determinada empresa ganha ou perde com a implementação de tecnologias específicas, e é composto pelos custos orçamentados (directos) e pelos nao orçamentados (indirectos), calculados para cada equipamento da empresa, para depois se traçar o panorama global.

Os custos orçamentados são aqueles que formam o núcleo da área de sistemas – software, hardware, pessoal administrativo e operacional, desenvolvimento e suporte técnico; pode- e destacar as despesas com a aquisição e actualização de hardware e software, a gestão das redes e sistemas, as taxas de comunicação. Os custos não orçamentados são os custos indirectos, que normalmente não são tratados pelo orçamento – como o tempo de sistema fora de serviço, tempo de aprendizagem de novas funções e a perda de produtividade por conta da indisponibilidade dos recursos de informática; pode-se acrescentar também os custos do usuário final – personalizações, suporte e testes experimentais.

Algumas acções que podem ajudar nessa implementação e, com sso, permitir que a empresa ganhe competitividade através de recursos de informática: * A criação de um processo de medição do TCO (Total cost of ownership); * A padronização através do uso de poucas tecnologias; * O estabelecimento de uma infra-estrutura de networking; * A adopção de uma politica de sistemas; * A instalação de uma ferramenta de TCO; * A integração dos ambientes em uma Intranet. II – Componentes de um sistema de informação contabilística. Um sistem 6 OF ambientes em uma Intranet. Um sistema de informação é sempre composto por recursos de hardware e software e humanos.

Dependendo da dimensão da organização e das suas necessidades de informação, assim se deverá optar por um determinado hardware e software. Dado que o desempenho a nivel de hardware é muito semelhante, e não faz parte deste trabalho analisar o desempenho dos recursos humanos, optámos por focar a tenção nos sistemas de informação a nível de software, pelo que passamos a apresentar as soluções mais comummente utilizadas, tanto a nível contabilístico, como os sistemas acessórios, que embora sejam apresentados em módulos separados, em última análise são parte integrante de um sistema contabilístico e de nformação empresarial. Contabilidade Geral/Analítica * Gestão de Imobilizado * Gestão de Pessoal * Gestão Comercial/Facturação * Gestão de Tesouraria * Excel e outras ferramentas administrativas 2. 1 – Contabilidade Geral/Analltica O programa de Contabilidade, destina-se a processar contabilidades organizadas e deverá contemplar todas as necessidades e obrigações fiscais. O sistema de contabilidade destina-se à gestão global da contabilidade fiscal e da contabilidade analítica ou interna. Para a contabilidade analítica o sistema deverá possuir diferentes esquemas de resultados para diferentes graus de exigência, endo sempre possível encontrar a melhor ligação entre as duas contabilidades.

Sem necessidade de mód , deverá também integrar 8 rendimento. Estas aplicações deverão dar resposta a todas as empresas, sejam de pequena ou grande dimensão, assim como gabinetes de contabilidade, aliando simplicidade de operação aos resultados mais complexos. Dispondo de mecanismos altamente produtivos para a introdução de documentos, tratamento do IVA e apuramentos, este módulo deverá cobrir todas as necessidades legais e fiscais. Modelo 22, declaração anual e respectivos anexos, emonstrações económico-financeiras periódicas e de final de exercício, demonstrações de fluxo de caixa e funções, são apenas algumas das funcionalidades do produto.

Principais características a ter em conta: * Contabilidade Geral, Analítica, centros de Custo e Orçamental; * Detecção automática de lançamentos a incluir em recapitulativos, apuramento de IVA Periódico, preenchimento das declarações de IVA periódicas e anual c/ anexos e impressão no modelo oficial, apuramento de resultados, demonstração, balanços, selados, modelo 22 c/ impressão no modelo oficial, ontrole de documentos em dívida (opcional), etc; * Importação e Exportação de valores directamente para a gestão de imobilizado; * Multi Empresa, e multiposto; * Listagens no ecrã; * Ajuda On-line e manual do utilizador (em formato digital); * Exportação SAF-T PT (Standard Audit File for Tax purposes) – Versão Portuguesa; * Opção de seguranças. Áreas Fundamentais de Output: * Contabilidade Geral e Analítica; * Gestão de Centros de Custo; * Mapas e listagens pré-definidas; * Mapas de Gestão parametrizáveis pelo utilizador (Balanço, DR por naturezas ou por funções, Modelo 22, Rácios Financeiros,

ABDR, DFC, IES/DA); * Mapas de Gestão por Centros de Custos; * Permite escolher quais im 8 OF Mapas de Gestão por Centros de Custos; * Permite escolher quais as paginas a imprimir, do mapa em questão; * Apuramento automático do IVA do CEVMC e de Resultados; * Sistema Multi-Empresa; * Exportação dos dados para folha de cálculo; * Contabilidade Orçamental; * Integração com os módulos de Gestão, Imobilizado, Interop, Consolidação e Pessoal; * Preparado para produzir o Ficheiro de Auditoria Fiscal Normalizado (SAF-T PT) Contabilidade; * Produção em formato electrónico para entrega via Internet de apas recapitulativos, modelo 22, entre outros. 2. 2 – Gestão de Imobilizado A Gestão de Imobilizado permite a gestão completa de toda a informação relacionada com o imobilizado, amortizações e reintegrações, assim como, reavaliações. Faz a gestão de todos os bens patrimoniais da empresa, sejam corporeos, incorporeos ou em curso. ? desenvolvido para obter o máximo rendimento possível, de forma a que, o utilizador apenas tenha necessidade de registar as fichas dos bens, sendo tudo o resto controlado automaticamente. Destina-se a gerir o mobilizado de qualquer empresa, desde PME’s a grandes empresas. Principais características: * Tratamento automático de quotas constantes e degressivas, taxas perdidas, bens de reduzido valor, limite máximo de amortizações, reinvestimento, amortizações aceleradas, entre outras. * Processamento de amortizações e reavaliações automático ou manual. * Imputações à contabilidade periodicamente ou anualmente. * Importação e exportação ara a contabilidade. * Emissão de todos os ilizado. empresas. Vários processamentos por ano. * Multi-empresa; Multiposto. * Ajuda on-line e manual do utilizador (em formato digital). 2. 3 – Gestão de Recursos Humanos A Gestão de Pessoas é uma actividade a respeito da qual se tem a expectativa de ser executada por todos gestores de uma dada organização, contando com o apoio do seu sector de recursos humanos com a finalidade de alcançar um desempenho que possa combinar as necessidades individuais das pessoas com as da organização” A aplicação de gestão de recursos humanos, deverá ser concebida para controlar, de uma forma simples e prática, a área de gestão de pessoal e processamento de salários de qualquer organlsmo.

Assim, destacam-se as capacidades de gestão do cadastro biográfico e profissional (funcionários, colaboradores agentes), de processamento de vencimentos, cálculo automático dos retroactivos, tratamento de despesas (ajudas de custo), preparação e emissão do balanço social, e ainda a disponibilidade de inúmeros mapas e estatísticas de gestão que permitem efectuar análises detalhadas por sectores e centros de custo. * Ficheiro de funcionários e de outro pessoal * Cadastro de pessoal c/ preenchimento automático ou manual * Possibilidade de utilização de tabelas comuns a diversas empresas * Vários processamentos por mês * Possibilidade de reprocessar qualquer processamento * Quadros de Pessoal * Emissão de cheques 0 DF 18