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PREFEITURA de CAMPOS dos GOYTACAZES Gabinete da Prefeita Manual de REDAÇÃO OFICIAL 1 a edição Campos dos Goytacazes, 2009 to view nut*ge 2 Prefeita Municipal Ro Arthur de Souza Oliv Henrique de Souza O eira • Organização e Revisã ar ao feito Francisco a Prefeita Álvaro es Assessor Especial do Gabinete Capa e Diagramação Helson SanzJúnior APRESENTAÇAO A prefeitura Municipal de Campos dos Goytacazes apresenta este Manual de Redação com o objetivo de contribuir para melhorar a qualidade dos serviços públicos prestados à população, bem como atualizar, padronizar e dar um ordenamento ?s comunicações oficiais que são comuns à maioria das Coordenadorias, Secretarias, Fundações e Empresas municipais. Neste Manual, fonte de consulta permanente, os servidores públicos encontrarão normas gerais e técnicas de elaboração e redação de documentos oficiais, além de orientações sobre .. 6 Correção Revisão Roteiro para revisao de texto I . 3 CONSTRUÇÃO DA FRASE E DO PARÁGRAFO . …… 7 A frase O parágrafo 2 AS COMUNICAÇOES OFICIAIS 9 2. 1 FECHOS DAS COMUNICAÇÕES 3 PRONOMES DE TRATAMENTO 3. 1 EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO 3. 1. 1 Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento 3. . 2 Concordância com os Pronomes de Tratamento 3. 1. 2. 1 concordância de Gênero 3. 1. 2. Singular ou Plural 4 REDUÇÕES ORTOGRÁFICAS — — 11 4. 1 SIMBOLOS 4. 2 SIGLAS 4. 3 ABREVIATURAS 4. 3. 1 Regra Geral 5 DEFINIÇÃO e MODELOS: (os mais comuns 18 aos diversos órgãos da Prefeitura) ATA 5. 2 ATESTADO 15 5. 3 CERTIDAO . 5. 4 CIRCULAR . 1 6 5. 5 COMUNICAÇAO INTERNA MEMORANDO . — 16 5. 5. 1 Estrutura básica 5. 5. 2 Modelo 5. 6 CONVITE E CONVOCAÇÃO . 5. 7 CORREIO ELETRONICO . DECLARAÇÃO PAGF 5. 1 16 • 18 5. 8 18 5. 8 DECLARAÇAO 5. 9 OFÍCIO 19 5. 9. 1 Estrutura Básica 5. 9. 2 Forma e diagramação 5. 9. 3 Modelo 5. 10 MENSAGEM 22 5. 11 RELATÓRIO 5. 12 REQUERIMENTO 24 6 SUPLEMENTO DE APOIO 6. 1 DIFICULDADES MAIS „ 18 23 FREQUENTES NO USO DA LINGUA „ — 24 6. ACORDO ORTOGRÁFICO 31 7 REFERENCIAS 34 1 COMUNICAÇÃO ESCRITA OFICIAL A comunicação escrita oficial é a forma pela qual se redigem as correspondências e os atos administrativos no serviço público. O texto oficial constitui a imagem da organização. Portanto, o domínio da língua padrão confere unidade e uniformidade à comunicação, através da clareza, concisão e formalidade. Para que se atinjam essas aracterísticas, as comunicações oficiais devem permitir uma única interpretação e ser estritamente impessoal, o que exige certo nível de linguagem, não se aceitando o uso de gírias, expressões regionais, jargão técnico ou palavras estrangeiras, que comprometem o entendimento da mensagem. I.

IQUALIDADES E CARACTERÍSTICAS DE UMA REDAÇÃO Impessoalidade O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões indiv deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre da ausência de impressões individuais de quem omunica: embora se trate, por exemplo, de um expediente asslnado pela chefia de determinada área, é sempre em nome do Serviço Público que é feita a comunicação. Obtém-se assim uma padronização que permite uniformidade às comunicações elaboradas em diferentes unidades da Administração. Objetividade A objetividade consiste no uso de palavras adequadas para que o pensamento seja expresso e entendido imediatamente pelo leitor. Termos supérfluos, excesso de adjetivos, idéias e vocábulos repetidos devem ser eliminados, pois comprometem a eficácia do documento. C] Use linguagem bjetiva e clara.

C] Seja preciso. C] Evite palavras desgastadas pelo uso. 6 Concisão O texto conciso é aquele que transmite o máximo de informações com o mínimo de palavras. Resulta de um trabalho de reflexão (o que escrever? ) e de elaboração (como escrever? ), concentrando-se na essência da mensagem. Empregue frases curtas. C Evite acúmulo de idéias em um só parágrafo. C] Refaça o texto até encontrar um resultado agradável. Clareza O texto claro possibilita a imediata compreensão pelo leitor. O autor fará uso de língua padrão, de entendimento geral, com formalidade padronização, para a uniformidade dos textos. C] Ordene as idéias e as palavras.

C] Escolha vocabulário de entendimento geral. 0 Evite, no texto, o acúmulo de fatos e opinióes. Precisão É o emprego da palavra exata para expressar uma idéia, com conotações próprias, que melhor se ajuste àquilo que desejamos e precisamos exprimir. C] Escreva parágrafos curtos e sem muitos pormenores. Cl Escreva somente sobre aquilo que conhece bem. Ajuste as mensagens sem muitos pormenores. C] Escreva somente sobre aquilo que conhece bem. Ajuste as mensagens ao leitor. C] Consulte o dicionário sempre que necessário. Polidez É o uso de expressões respeitosas e tratamento apropnado àqueles com os quais nos relacionamos no trato administrativo.

As expressões vulgares provocam mal-estar, assim como os tratamentos irreverentes, a intimidade, a gíria, a banalidade, a ironia e as leviandades. Empregue, sem abuso, os adjetivos. Cl Use termo técnico, (jargão) somente quando se justificar pelo assunto. 0 Evite o excesso de interjeições e exclamações. Cl Seja conciso. Harmonia O ajuste das palavras na frase e das frases no período resulta em combinações harmônicas, que predispõem o leitor à proposta presentada. São prejudiciais à harmonia: os cacófatos (palavras obscenas ou inconvenientes resultantes do encontro de sílabas finais com sílabas iniciais), as assonâncias (semelhança ou igualdade de sons na frase ou no período) e os ecos (repetição sucessiva de finais idênticos).

C] Procure a palavra adequada para evitar locuções verbais. Evite as expressões: efetivamente, certamente, além disso, tanto mais, então, por um lado, por outro lado, definitivamente, a dizer a verdade, a verdade é a seguinte, por sua parte, por seu outro lado. Use um parágrafo para cada idéia. 7 1. CORREÇÃO DE UM TEXTO Correção A correção consiste no respeito às normas e aos princípios do idioma e às regras gramaticais e ortográficas. Devem ser evitados: erros de sintaxe, erros na forma das palavras, a troca de palavras parecidas, emprego abusivo de palavras e expressões estrangeiras, emprego de palavras e expressões antiquadas e as palavras novas, cujo sentido é ainda instável.

Preocupe PAGF s OF palavras e expressões antiquadas e as palavras novas, cujo sentido é anda instável. C] Preocupe-se com a clareza da mensagem. C] Evite períodos longos. Use a ordem direta para acilitar o entendimento. Revisão A versão definitiva de um texto se obtém após uma leitura minuciosa, adequando a forma ao conteúdo e respeitando criteriosamente a estética, o estilo (clareza e precisão), a estrutura (sequência, ordenação, coesão e coerência) e a gramática (ortografia, acentuação, concordância, regência, crase e pontuação). Roteiro para a revisão do texto A composição é lida com facilidade? Está bem equilibrada? Os pontos principais foram devidamente enfatizados? Faltou alguma coisa essencial?

Existem erros de coerência lógica ou erros de ortografia? O significado de cada sentença está claro? As sentenças longas estão bem organizadas? 1. 3 CONSTRUÇÃO DA FRASE E DO PARÁGRAFO A frase para GARCIA (1985, p. 6), frase é todo enunciado suficiente por si mesmo para estabelecer comunicação. Pode expressar um juízo, indicar uma ação, estado ou fenômeno, transmitir um apelo, uma ordem ou exteriorizar emoções. As frases, geralmente, integram dois termos, o sujeito e o predicado. V Escreva sempre obedecendo a um raciocínio lógico. V Não acumule numa só frase pensamentos que não têm muita relação entre si e com os quals se possam formar lgumas frases separadas.

As idéias de um texto devem ser amarradas de tal jeito que o leitor não possa fugir delas, abandoná-las, encontrar buracos ou redundâncias. O parágrafo Garcia ( 1985, p. 203) conceitua o parágrafo como “uma unidade de composição, constituída por um ou mais de um per[odo, em que se desenvolve ou se explana determinada idéia central a que geralmente se agregam outras PAGF 6 período, em que se desenvolve ou se explana determinada idéia central a que geralmente se agregam outras secundárias, intimamente relacionadas pelo sentido e logicamente decorrentes dela”. 8 A cada parágrafo do texto deve corresponder uma idéia central a ser desenvolvida. O texto, portanto deverá conter, em princípio, tantos parágrafos quantas forem as idéias centrais.

O parágrafo comporta, no seu desenvolvimento, idéias secundarias, que deverão estar intimamente relacionadas entre si e com a idéia central. Em sua estrutura, o parágrafo geralmente apresenta três partes: a) tópico frasal – consiste, geralmente, na frase inicial, que expressa, de maneira sucinta, a idéia central do parágrafo; b) desenvolvimento – é formado pelas frases que esclarecem essa idéia central, iscutindo-a em detalhes; c) conclusão – esta contida em uma frase final. Que enuncia a parte mais interessante ou o clímax do parágrafo, ou ainda, que sintetiza o conteúdo. Exemplo: Tópico frasal A eletricidade, desde o início da civilização Industrial, esteve associada ao progresso.

Desenvolvimento O cidadão medianamente informado percebe a conexão entre a atividade econômica de uma comunidade ou país e a disponibilidade de energia. Já na primeira metade deste século analistas alertavam para a razão, praticamente constante, que existe entre o consumo de energia e o produto interno bruto em cada país. Conclusão Todavia, a eletricidade sempre mereceu um destaque especial, pois está, objetivamente ou não, ligada a uma aspiração de modernidade e de poder. Dicas gerals para uma boa redação: V reúna todos os dados necessários antes de escrever; V vá direto ao assunto, v’ seja conciso; V não use metáforas (ex. : no coração do go PAGF 7 V vá direto ao assunto; seja conciso; V não use metáforas (ex. no coração do governo municipal), analogias ou outras figuras de estilo; V não empregue a voz passiva se for possível usar a voz ativa; evite locuções estrangeiras, termos técnicos ou argão; para idéias novas, utilize parágrafo novo; V coloque- se no lugar do leitor; observe o nível da linguagem; redija com precisão vocabular; V seja claro: não deixe margem ? interpretação ambígua; V atente para a pontuação; trate todas as pessoas com a máxima cortesia; V responda sem demora ? correspondência recebida; V se é preciso apresentar queixas, evite o tom ofensivo, que pode resultar em reações indesejáveis e prejudiciais; V em vez de censurar, peça explicações. 2 AS COMUNICAÇÕES OFICIAIS Nem sempre podemos nos dirigir de qualquer jeito, oralmente ou por escrito, a determinadas essoas. Há alguns padrões que devem ser seguidos e observados. É a chamada redação oficial.

As comunicações oficiais devem ser entendidas por todos os cidadãos e devem seguir os princípios da Administração Pública, apontados no Art. 37 da Constituição Federal: legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência. As comunicações oficiais, em geral, devem ser feitas com cópias para arquivamento devido a posslVeis extravios de correspondência elou cobrança de responsabilidade. 2. 1 FECHOS DAS COMUNICAÇÕES FECHOS IMPROPRIOS : Na despedida da correspondência, também aparecem frases de ero efeito, inexpressivas, que não fazem falta: – Sendo o que se nos oferece para o momento. – Sem mais para o momento… – Sem outro particular… – Circunscritos ao exposto… Na certeza de contarmos com sua presença, apresentamos a Vossa Senhoria nossas ate ao exposto… – Na certeza de contarmos com sua presença, apresentamos a Vossa Senhoria nossas atenciosas saudações. – Na expectativa de suas providências, subscrevemo-nos atenciosamente. FECHOS APROPRIADOS: Em decorrência do processo de simplificação adotado pela área oficial, empregam-se, hoje, apenas dois fechos para todas as odalidades de comunicação: Atenciosamente, (para autoridades da mesma hierarquia ou de menor escalão e para particulares) Respeitosamente, (para autoridades superiores) Obs. : Na dúvida poderá ser usado atenciosamente para todos. PRONOMES DE TRATAMENTO Os pronomes de tratamento são formas de distinção e respeito, auxiliando-nos na referência às autoridades civis, militares e eclesiásticas. 3. 1 EMPREGO DOS PRONOMES DE TRATAMENTO Os Pronomes de Tratamento (ou de segunda pessoa indireta) apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com quem se fala, ou a quem se dirige ? comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. É que o verbo concorda com o substantivo que integra a locução: Ex. : Vossa Senhoria nomeará o substituto; Vossa Excelência conhece o assunto. 10 3. 1. Quadro Demonstrativo das Formas de Tratamento TITULO Presidente da República VOCATIVO Excelentíssimo Senhor (ca simo Senhor (cargo) República, Procurador-Geral da República, da Justiça e do Estado, Embaixadores, Presidente, VicePresidente e membros a Câmara dos Deputados e do Senado Federal, Presidentes e Membros dos Tribunais, promotor público, Senhor (cargo) Juízes, Desembargadores, Governadores, Vice-Governadores de Estado, Secretarias de Estado dos Governos Estaduais, Presidentes e membros das Assembléias Legislativas Estaduais, Prefeitos Municipais, Vice-Prefeitos, Presidentes e membros das Câmaras Municipais e Secretários Municipais.

Reitores de Universidades Magnífico Senhor ou Excelentíssimo Senhor (cargo) Papa Cardeais Santíssimo Padre Eminentíssimo Senhor Cardeal ou Eminentíssimo e Reverendíssimo Senhor Cardeal Excelentíssimo e Reverendíssmo Senhor (cargo) Reverendíssimo (a) Vossa Excelência v. ex. a Vossa Excelência ou Vossa Magnificência Vossa ou Sua Santidade Vossa Eminência ou Vossa Eminência Reverendíssima Vossa Excelência Vossa Reverendíssima V. EX. ‘ ou V. M. V. S. ou S. S. v. Ern. a ou v. Ern. a V. Revm. a Revm. a V. Revm. * Arcebispos e Bispos Padres, Monsenhores, Cônegos, Párocos, Pastores, Frades, Freiras, Irmãs, Madres Almirante, Brigadeiro, Comandante da Polícia Militar, Contra-Almirante, Coronel, General, Major-Brigadeiro, Marechal, Tenente-Brigadeiro, Vice- Almirante Senhor (cargo) Vossas Excelência V. EX. a