Arquivo
ARQUIVOLOGIA • É a ciência que estuda os arquivos. • Disciplina que tem por objectivo o conhecimento dos arquivos e dos princípios e técnicas a serem aplicados na sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização. TERM INOLOGIA ARQUIVISTICA • Arquivista -profissional de arquivo, de profissional nível superior. • Acervo – totalidade dos documentos conservados em um arquivo. • Acesso – possibilidade de consulta a um arquivo, como resultado de autorização legal. • Acondicionamento – embalagem destinada a proteger os documentos e a facilitar seu manuseio. ??? Acumulação – form arquivo. • Armazena ou equipamentos pr • Arquivamento – con armazenamento de PACE 1 or13 to viee. ‘ I e orgânica do ento em mobiliário são destlnadas. dicionamento e PARTE – CONTEXTUALIZAÇÃO ARQUIVO – Significado •RaiZ ARCHÉ fundação, poder, comando, palácio do governo; ‘Verbo ARCHEION local de armazenamento, depósito; •Substantivo ARCHIVES documentos originais. (SCHELLENBERG, 2004; ROUSSEAU; COUTURE, 1998) ORIGEM •Antiguidade Civilização Grega, aprox- sécs. II ou III a. C; Bblia registra no livro de Esdras (6,1), escrito entre 456 e a. C. rei Dario deu ordem, e uma busca se fez nos arquivos reais da Babilônia, onde se guardavam os documentos” Revolução Francesa-Sec. XVIll • As causas da revolução francesa são remotas e imediatas. Entre cabeça. Havia grandes injustiças entre as antigas ordens e ficava sempre o Terceiro Estado prejudicado com a aprovação das leis. Os chamados Privilegiados estavam isentos de impostos, e apenas uma ordem sustentava o país, deixando obviamente a balança comercial negativa ante os elevados custos das sucessivas guerras, altos encargos públicos e os supérfluos gastos da corte do rei Luís XVI.
O rei Luís XVI acaba por convidar o Conde Turgot para gerir os destinos do país como ministro e implementar profundas reformas sociais e económicas A Liberdade Guiando o Povo, por Eugene Delacroix Proclamação da Constituição francesa de 1791 Declaração dos Direitos do Homem e do Cidadão DOCUMENTOS TÊM SUA HISTÓRIA Encontramos o registro de ideias ou acontecimentos em pedras, mármores, marfim, metal… Com a imprensa, o registro passou a ser em papel… Com o avanço tecnológico surgem outros materiais: fotos, filmes, discos, fitas, slides, microfilmes, e-books…
Todas as pessoas possuem documentos é uma questão de memorla PARTE II – FUNDAMENTAÇÃO Comparação entre Arquiv 13 classificação; catalogação: fichários [ou computador] Grande público e pesquisador público Administrador e pesquisador PRINCIPIOS DE ARQUIVO 10 RESPEITO -PROVINIÊNCIA DOS DOCUMENTOS Observa a origem da documentação 20 TERRITORIALIDADE Observa a localização geográfica da documentação 30 TEORIA DAS 3 IDADES Consiste no Ciclo de vida documental: •Documentos Correntes: consulta frequente •Documentos Intermediários: consulta não frequente, guardando eliminação ou recolhimento permanente •Documentos Permanentes: possuem valor probatório, histórico e informativo; preservado em definitivo CLASSIFICAÇAO DOS ARQUIVOS • QUANTO Às ENTIDADES Público: Municipal Cl Institucionais:êntidades Religiosas, Associações, Fundações Comerciais (Privados): Empresas I Corporações C] Familiais ou Pessoais CLASSIFICAÇÃO DOS ARQUIVOS 2. QUANTO AO ESTÁGIO DA EVOLUÇÃO Primeira Idade ou Corrente: documentos de consulta frequente, produzidos ou recebidos, conservados próximo e de fácil acesso Cl Segunda Idade ou Intermediário: documentos não consultados om frequência, mas que lizados; não precisam ser PAGF 13 (arqs. Correntes/lntermediários) C] Centrais ou Gerais: locais para destino final dos documentos correntes/intermedlános (arqs. ermanentes) CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS • QUANTO À EXTENSÃO DA AC UAÇÃo ARQUIVO SECTORIAL ou COMPARTILHADO É o arquivo onde se acondiciona os documentos após a fase de maior operação e utilização É descentralizado: encontra-se próximo a estação de trabalho com moderado indice de utilização Os documentos ficam armazenados em pastas ou caixas • QUANTO À EXTENSÃO DAAC UAÇÃo ARQUIVO CENTRAL ?? Local onde são armazenados os documentos procedentes dos Arquivos Operacionais e Setoriais/Compartilhados, sendo esta, a última etapa do ciclo de arquivamento •Acondicionamento: Caixas •Evita duplicidade de documentos •Mantém a padronização • QUANTO Às ACTIVIDADES SETORIAL • Receber, registrar e controlar a recepcção e a expedição dos documentos de acordo com as normas e procedimentos estabelecidos p/ a gestão corporativa dos documentos. • Organizar e manter os documentos nos padrões estabelecidos • Selecionar os documentos para transferi-los ao Arquivo Central, de acordo com s prazos de guarda fixados.
CARACTERÍSTICAS DOS ARQUIVOS QUANTO Às ACTIVIDADES CENTRAL -Gerir e actualizar a TécnicaTemporal documental – Manter a padronização estabelecida – Receber a documentação proveniente dos Arquivos e sectoriais – Presen,’ar requisitos técnicos para a preservação dos documentos na área de armazenamento, no que se refere a sua localização, iluminação, climatização e defesa contra insectos. – Elaborar e manter os manuals de procedimentos dos documentos distribuidos nos Arquivos das Unidades – Divulgar as actividades do Arquivo PARTE III – PROCESSAMENTO DA INFORMAÇÃO ARQUIVISTICA O que toda Organização produz independente de seu tamanho ou tipo de negócio? Documentos Informações Conhecimento memoria Etapas do arquivo de informações e documentos 01 DOCUMENTO NAO INDEXADO DOCUMENTO FJZLADDJLLV FLJKDDDDGLV FJFALSFLSDDV LFJLASFLSSVV JLAJFLAFJSSV FLIJFLFVVSSS ALFJAFALFFSS FLJALFJALFSS DDDDDDDHFAA 02 DOCUMENTAL PARA QUE?
Otomar decisões politico-administrativas ou pessoais baseadas em dados acumulados; Oatender às necessldades legais e técnicas; Devitar a repetição completa ou parcial de actividades, conomizando recursos materiais e humanos; arecuperar a história. GESTAO DOCUMENTAL Vantagens: Oracionalização do trabalhoü aumento de produtividade; 0a recuperação rápida e precisa; 00 impedimento do acréscimo indlscriminado do volume de documentos; na optimização de seus espaços físicos de trabalho; GESTÃO DOCUMENTAL Do controle do conjunto de processos desde sua geração até a sua destinação final; 0a facilidade de transferência ou eliminação dos documentos; 0a preservação e conservação dos documentos; Opreparo da documentação para a guarda definitiva ou para a transferência.
ARRUMAÇÃO X ORGANIZAÇÃO •Arrumação: metodologia individual C] nao precisa de Projecto; dispensa o Profissional habilitado e os custos são menores •organizaçào: metodologia corporativa 0 necessita de um Projecto/Plano de acção; as etapas de trabalho são programadas; os custos imediatos são maiores; os resultados são satisfatórios e garantidos; possibilita a perpetuação do sistema de documentação PARTE IV – MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Métodos: alfabético numérico alfa-numérico geográfico assunto e por cores metodologia que relaciona cores às actividades esenvolvidas no Sector, ontrolo visual dos (problema: interpretação) MÉTODO DE ARQUIVAMENTO DE DOCUMENTOS Regras de alfabetação • João Barbosa Barbosa, João Pedro Álvares Cabral Cabral, Pedro Álvares Sobrenomes iguais: Anibal Teixeira Marilda Teixeira Teixeira, Anibal Teixeira, Marilda • Artigos e preposições a, o, d’, da, um Pedro de Almeida Ricardo d’Andrade Almeida, Pedro de Andrade, Ricardo d’ • Sobrenomes com grau de parentesco: Antônio Almeida Filho Paulo Ribeiro Neto Almeida Filho, Antônio • Empresas : Embratel A Colegial Colegial (A) Embratel Ribeiro Neto, Paulo Universidade Federal do Maranhão Universidade Federal do Maranhão • Documentos geográficos – principal elemento a ser considerado é a procedência ou o local: – Nome do estado, cidade e correspondentea as pastas são guardadas em ordem alfabética pela cidade. Correspondência com outros países• pais, capital e do nome do corres ondenten as demais cidades serão albfabetadas em o , após as respectivas PAGF 7 3 dos nomes das cidades ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS ARQUIVOS OPERACIONAIS E SECTORIAIS 1 . os documentos devem ser ordenados um a um (utilizando o método adequado – Alfa / Num / Cronolog. 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras ou suspensas, envelopes, guias separadoras ou capa-dura 3. são presos com grampos plásticos. 4. a identificação do assunto será no visor das pastas suspensas 5. coloca-se uma etiqueta branca com a identificação de informações nas pastas e envelopes: sector, obra, processo, assunto, volume, periodo….
ORGANIZAÇÃO DOS DOCUMENTOS 1 . os documentos devem ser ordenados um a um 2. podem ser acondicionados em: pastas intercaladoras, pastas suspensas, envelopes, guias separadoras ou capas duras 3. são presos com grampos plásticos. 4. reencher o formulário p/ o em software de gestão de documentos 5. acondicionar os documentos em caixas- arquivo 6. preencher o visor para identificação da caixa-arquivo ACONDICIONAMENTO Fichas-Separadoras AAL Silva ACONDICIONAMENTO Sistema de cores Arquivos Correntes Intermediários Padrão Pasta Intercaladora Projecção – tira de inserçã Temporalidade por Referência legal 3. Metodologia para Organização dos documentos 4.
Informatização DIAGNÓSTICO nicio Conhecer Actividade Cultura Pegunta Não Sirn 3 AÇá0 6 AÇO Planeamento Gestão 4 Ação 7 Sim 8 Inicio Informação Documento Gestão do Conhecimento Tecnologia Media duplicidade D Na utilização de outros espaços para guarda de documentos e mobiliário C Ausência de instrumento para regular a saturado guarda e o descarte dos documentos , que possibilite melhor administração do acervo Cl processo de busca do documento comprometido. ACÇÃO CORRETIVA: Elaboração da Tabela de Temporalidade Documental em formato de Banco de Dados Temporalis Cl Aplicação da TTD aprovada, ou seja , descarte dos documentos com prazos de guarda vencidos.
C] Disponibilização da TTD para todas as Unidades da Empresa Diagnóstico – Modelo ORGANIZAÇÃO/ARQUIVAMENTO/ACESSIBILIDADE constataçao Perdas Cl Metodologia despadronizada. e C] Particularização no arquivamento gerando acesso ao documento. Ausência de automação do processo de recuperação documental individualizada Os Arquivos encontram-se arrumados e não organizados. processo dificuldade de de ACÇÃO CORRETIVA Criação de padrões corporativos para a organização dos documentos. Utilização de Aplicativo para o gerenciamento das informações. PLANO DE AÇÃO – Modelo PLANO DE ACÇÃO-ARQUIVO CENTRAL E APA ACTIVIDADE O QUE POR QUE COMO QUEM