Redação oficial
REDAÇÃO OFICIAL Redação Oficial é a maneira pela qual o Poder Público redige atos normativos e comunicações. Segundo a Constituição Federal, são princípios fundamentais de toda a Administração Pública a legalidade, a impessoalidade, a moralidade, a publicidade e a eficiência, sendo inadmisslVel que um documento expedido pelo Poder Público esteja redigido de maneira obscura ou ambígua.
Dessa forma, impessoalidade, clareza, concisão, formalidade, uniformidade e o uso do padrão culto da linguagem deverão ser características norteadoras da redação de um documento oficial, fim de produzir-se um texto transparente e intelig[vel para todo o conjunto de cidadãos. A REDAÇÃO No caso da redação Administração Públic relativo às atribuiçõe to view e sempre a pre algum assunto ue comunlca; o destinatário dessa comunicação o publico, o conjunto de cidadãos, ou outro órgão ou entidade pública.
A redação oficial deve ser isenta de interferência da individualidade de quem a elabora. As comunicações oficiais devem ser sempre formais, isto é, obedecerem a certas regras de forma. A clareza do texto, posslbilltando imediata compreensão pelo leitor, o uso de papéis niformes e a correta diagramação são indispensáveis para a padronização das comunicações oficiais. O texto deve ser conciso, transmitindo um máximo de informações com um mínimo de palavras. Ressalte-se que há necessariamente uma distância entre a língua falada e a escrita.
DICAS PARA ELABORAR UM TEXTO NO PADRÃO OFICIAL com um mínimo de palavras. Para isso, é necessário domínio do assunto e atenção na revisão. Seja Impessoal Evite marcas de impressões pessoais do tipo “em minha opinião”. Lembre-se: é em nome do Serviço Público que você está falando. Esteja Atento aos Pronomes de Tratamento Os pronomes de tratamento apresentam certas peculiaridades quanto à concordância verbal, nominal e pronominal. Por exemplo: embora se refiram à segunda pessoa gramatical, levam a concordância para a terceira pessoa.
Evite Expressões Artificiais Respeito e impessoalidade pedem o uso de formas diretas e objetivas. Expressões em desuso como “Venho por meio desta”, ‘Tenho a honra de” ou “Cumpre-me informar que” são artificiais e não cabem em textos oficiais. Utilize corretamente os fechos Além de arrematar o texto, os fechos dos textos oficiais devem saudar o destinatário. O documento deve levar assinatura e dentificação do cargo daquele que as expede Há dois fechos diferentes para todas as modalidades do texto oficial: Respeitosamente, (para autoridades superiores); Atenciosamente (mesma hierarquia ou inferior).
A IMPESSOALIDADE O tratamento impessoal que deve ser dado aos assuntos que constam das comunicações oficiais decorre: a) da ausência de impressões individuais de quem comunica; b) da impessoalidade de quem recebe a comunicação; e c) do caráter impessoal do ró rio assunto tratado. A concisão, a clareza, a o formalidade de que nos PAGF OFICIAIS A necessidade de empregar determinado nível de linguagem os atos e expedientes oficiais decorre, de um lado, do próprio caráter público desses atos e comunicações; de outro, de sua finalidade. or seu caráter impessoal, por sua finalidade de informar com o máximo de clareza e concisão, eles requerem o uso do padrão culto da língua. Há consenso de que o padrão culto é aquele em que: a) se observam as regras da gramática formal; e b) se emprega um vocabulário comum ao conjunto dos usuários do idioma. CONCISÃO E CLAREZA Conciso é o texto que consegue transmitir um máximo de informações com um mínimo de palavras. A clareza deve ser a qualidade básica de todo texto oficial.
Para ela concorrem: a) a impessoalidade, que evita a duplicidade de interpretações que poderia decorrer de um tratamento personalista dado ao texto; b) o uso do padrão culto de linguagem, em principio, de entendimento geral e por definição avesso a vocábulos de circulação restrita, como a gíria e o jargão; c) a formalidade e a padronização, que possibilitam a imprescindível uniformidade dos textos; e d) a concisão, que faz desaparecer do texto os excessos linguísticos que nada lhe acrescentam.
As expressões “Tenho a honra de”, ” enho o prazer de”, “Cumpre-me informar que”, devem ser evitadas, dando lugar a orma direta, como por exemplo: “Informamos que”, “Declaramos que”, indo direto ao assunto. O uso desses termos são desnecessários, não é uma informação relevante no documento. Sendo assim, perderia a concissao do texto. E-conomia linguística não pode ser confundida com economia de pensamento. PADRONIZAÇÃO obedecem a certas regras de forma: além das já mencionadas exigências de impessoalidade e uso do padrão culto de linguagem, é imperativo, ainda, certa formalidade de tratamento.
Não se trata somente da eterna dúvida quanto ao correto emprego deste ou daquele pronome de tratamento para uma utoridade de certo nível; mais do que isso, a formalidade diz respeito à polidez, à civilidade no próprio enfoque dado ao assunto do qual cuida a comunicação. A formalidade de tratamento vincula-se, também, à necessária uniformidade das comunicações. Ora, se a administração federal é una, é natural que as comunicações que expede sigam um mesmo padrão. O estabelecimento desse padrão, exige que se atente para todas as características da redação oficial e que se cuide, ainda, da apresentação dos textos.
A clareza datilográfica, o uso de papéis uniformes para o texto efinitivo e a correta diagramação do texto são indispensáveis para a padronização. CLASSIFICAÇÃO DA CORRESPONDÊNCIA Quanto ao Âmbito 1. Interno : Correspondência que mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos subordinados no âmbito de determinado órgão administrativo, sobre qualquer assunto de serviço; 2. Externo: Correspondência que se efetua entre autoridade geral e outra autoridade da Administração Pública e demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação, bem como a particular. Quanto ao Grau de Sigilo 1. Ultrassecreto; 2.
Secreto; 3. Confidencial; bedece a secular tradição. São de uso consagrado: 1 . Vossa Excelência, para as seguintes autoridades: a) do Poder Executivo: Presidente da República, Vice-Presidente da República, Mlnistros de Estado, Governadores e Vice- Governadores de Estado e do Distrito Federal, Oficiais-Generais das Forças Armadas, Embaixadores, Secretários-Executivos de Ministérios e demais ocupantes de cargos de natureza especial, Secretários de Estado dos Governos Estaduais, Prefeitos Municipais; b) do Poder Legislativo: Deputados Federais e Senadores, Ministros do Tribunal de Contas da União, Deputados Estaduais e
Distritais, Conselheiros dos Tribunais de Contas Estaduais, presidentes das Câmaras Legislativas Municipals; c) do Poder Judiciário: Ministros dos Tribunais Superiores, Membros de Tribunais, Juízes, Auditores da Justiça Militar. O vocativo a ser empregado em comunicações dirigidas aos Chefes de Poder é Excelentíssimo Senhor, seguido do cargo respectivo: Excelentíssimo Senhor Presidente da República; Excelentíssimo Senhor Presidente do Congresso Nacional; Excelentíssimo Senhor Presidente do Supremo Tribunal Federal.
As demais autoridades serão tratadas com o vocativo Senhor, seguido do cargo respectivo: Senhor Senador Senhor Juiz Senhor Ministro Senhor Governador No envelope, o endereçamento das comunicações dirigidas às autoridades tratadas por Vossa Excelência, terá a seguinte forma: A Sua Excelência o Senhor Fulano de Tal Secretário de Estado da Saúde 00000-000- Natal. RN A Sua E-xcelência o Senhor Senador Fulano de Tal PAGF s OF comunicações oficiais, está abolido o uso do tratamento digníssimo (DO), às autoridades arroladas na lista anterior.
A dignidade é pressuposto para que se ocupe qualquer cargo público, sendo desnecessária sua repetida evocação. 2. Vossa Senhoria é empregado para as demais autoridades vereadores, diretores de autarquias, etc. ) e para particulares. O vocativo adequado é: Senhor Fulano de Tal, No envelope, deve constar do endereçamento: Ao Senhor Rua ABC, no 123 12345-000 – Natal. RN Como se depreende do exemplo acima, fica dispensado o emprego do superlativo Ilustríssimo ou dignissimo para as autoridades que recebem o tratamento de Vossa Senhoria e para particulares. ? suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor. Acrescente-se que doutor não é forma de tratamento, e sim título acadêmico. Evite usá-lo indiscriminadamente. Como regra geral, empregue-o apenas em comunicações dirigidas a pessoas ue tenham tal grau por terem concluído curso universitário de doutorado. É costume designar por doutor os bacharéis, especialmente os bacharéis em Direito e em Medicina. Nos demais casos, o tratamento Senhor confere a desejada formalidade às comunicações.
Mencionemos, ainda, a forma Vossa Magnificência, empregada por força da tradição, em comunicações dirigidas a reitores de universidade. Corresponde-lhe o vocativo: Magnifico Reitor, Os pronomes de tratamento para religiosos, de acordo com a hierarquia eclesiástica, são: a) Vossa Santidade, em comunica ões dirigidas ao Papa. O vocativo correspondente PAGF 6 OF Eminência Reverendíssima, em comunicações aos Cardeais.
Corresponde-lhe o vocativo: Eminentíssimo Senhor Cardeal, ou Eminentíssimo e Reverend(ssimo Senhor Cardeal, c) Vossa Excelência Reverendíssima é usado em comunicações dirigidas a Arcebispos e Bispos; d) Vossa Reverendíssima ou Vossa Senhoria Reverendíssima para Monsenhores, Cônegos e superiores religiosos; e) Vossa Reverência é empregado para sacerdotes, clérigos e demais religiosos. Observação Você vai usar a forma Vossa (Excelência, Senhoria, etc. ) quando se dirigir diretamente (mesmo através de correspondência) ? pessoa com quem fala. Você está falando com ela. “Vim falar a Vossa Excelência.. “Tenho a honra de convidar Vossa Excelência para… ” “Comunicamos a Vossa Senhoria que.. Use Sua (Excelência, Senhoria, etc. ) quando fizer referência a ela, isto é, quando falar dela a outra pessoa. Você estará falando dela ou de colsas relacionadas a ela -quando Indica a pessoa de quem se fala: “Estou chegando de uma conversa com Sua Excelência. ” “A placa comemorativa foi descerrada por Sua Excelência”. Superlativos São qualificativos específicos, empregados antes do vocativo, às vezes usados como vocativos. Excelência: Excelentíssimo; Eminência: Eminentíssimo: Juiz: Meritíssimo.
Bem como qualificativos apropriados a determinadas instituições ou funções, tais como: Egrégio, Colendo e Venerado: si nifica distinto, admirável; é tratamento forense dispe unais superiores; PAGF 7 OF não deve preceder o nome da pessoa. A forma adequada de registro é: “Senhor Alfredo Castelo, Embaixador do Brasil na Guatemala” Correspondência a Autoridades Estrangeiras Ficam excluídas dessas fórmulas as comunicações dirigidas a autoridades estrangeiras, que atendem a rito e tradição próprios, devidamente disciplinados no Manual de Redação do Ministério as Relações Exteriores.
FECHOS PARA COMUNICAÇOES O fecho das comunicações oficiais possui, além da finalidade óbvia de arrematar o texto, a de saudar o destlnatário. O parágrafo do fecho não pode ser numerado. A legislação federal estabeleceu o emprego de somente dois fechos diferentes para todas as modalidades de comunicação a) para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República: Respeitosamente, b) para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior: Atenciosamente, IDENTIFICAÇÃO DO SIGNATÁRIO Excluídas as comunicações assinadas pelo Presidente da
República, todas as demais comunicações oficiais devem trazer o nome e o cargo da autoridade que as expede, abaixo do local de sua assinatura. A forma da identificação deve ser a seguinte: (espaço para assinatura) Chefe de Gabinete do Tribunal de Contas para evitar equlVocos, recomenda-se não deixar a assinatura em página isolada do expediente. Transfira para essa página ao menos a última frase anterior ao fecho. adiante expostos; 2.
Utilizar os pronomes de tratamento, os vocativos, os destinatários e os endereçamentos corretamente; 3. Utilizar a fonte do tipo Times New Roman de corpo 12 no exto em geral, 11 nas citações, e 10 nas notas de rodapé; 4. para símbolos não existentes na fonte Times New Roman poder-se-á utilizar as fontes Symbol e Wingdings; 5. obrigatório constar a partir da segunda página o número da página. No caso de Comunicação Interna, o destinatário deverá ser identificado pelo cargo, não necessitando do nome de seu ocupante.
Exceção para casos em que existir um mesmo cargo para vános ocupantes, sendo necessário, então, um vocativo composto pelo cargo e pelo nome do destinatário em questão. Ao Senhor Assessor José Amaral Quando um documento estiver respondendo à solicitação de m outro documento, fazer referência à espécie, ao número e ? data ao qual este se refere. O assunto que motivou a comunicação deve ser introduzido no primeiro parágrafo, seguido do detalhamento e conclusão.
Se contiver mais de uma ideia deve-se tratar dos diferentes assuntos em parágrafos distintos, todos eles numerados. A referência ao ano do documento deverá ser feita após a espécie e número do expediente, seguido de sigla do órgão que o expede Offci0 no 23/2005-DAVTCE Ofício no 23,’TCE/DAI-2005 Os pronomes de tratamento (ou de segunda pessoa indireta) embora se refiram à segunda pessoa gramatical (à pessoa com uem se fala, ou a quem se dirige à comunicação), levam a concordância para a terceira pessoa. Vossa Senhoria nomeará o substituto.
Vossa Excelência conhece o assunto. Da mesma forma, os pronomes ossessivos referidos a pronomes de tratamento s da terceira pessoa: pronomes possessivos referidos a pronomes de tratamento são sempre os da terceira pessoa: “Vossa Senhoria nomeará seu substituto” (e não “Vossa.. Nosso… Já quanto aos adjetivos referidos a esses pronomes, o gênero gramatical deve coincidir com o sexo da pessoa a que se refere, e não com o substantivo que compõe a locução. Assim o correto é: Vossa Excelência está atarefado. Vossa Excelência está atarefada.
SIGLAS E ACRONIMOS Sigla é a representação de um nome por meio de suas iniciais (INSS). Apesar de obedecer às mesmas regras dispostas para as siglas, os acrônimos são distintos delas, ou seja, são palavras formadas das primeiras letras ou de sílabas de outras palavras (Previ): 1 . Em geral não se coloca ponto nas siglas; 2. Grafam-se em caixa alta as compostas apenas de consoante: FGTS; 3. Grafam-se em caixa alta as siglas que, apesar de compostas de consoante e de vogal, são pronunciadas mediante a acentuação das letras: IPTIJ, IPVA, DOU; 4.
Grafam-se em caixa alta e em caixa baixa os compostos de mais de três letras (vogais e consoantes) que formam palavra: Cohab, Ibama, Ipea, Embrapa. Siglas e acrônimos devem vir precedidos de respectivo significado e de travessão em sua primeira ocorrência no texto: Diário Oficial do Estado – DOE As siglas e os acrônimos devem ser escritos no mesmo corpo do texto, sem o uso de pontos intermediários ou finais. Seu uso deve ser parcimonioso e restringir-se àqueles já existentes e consagrados. DESTAQUES Recurso tipog áfico que estabelece contrastes, com o objetivo de propiciar saliências no comuns são os a seguir