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Diagnóstico Organizacional Definição O roteiro de diagnostico é utilizado para o levantamento de informações e identificação de pontos fortes e fracos de uma organização, que serão minuciosamente analisadas, para contribuir com melhoria e na tomada de decisão. Objetivo 1 orlo to view neZ*ge O objetivo é identific « e trabalhar com plan estabelecendo ações cos da organização, um deles, ada setor, visando sempre a rentabilidade e retornos positivos para a organização.

Forma de Aplicação Implantar programas de melhorias, onde cada responsável por área possa interagir trabalhando em conjunto, analisando cada uestão e trazendo soluções visando sempre o crescimento da organização para que ela esteja sempre em condições de competir igual, ou melhor, no mercado. Que tem feito a direção no sentido de aprimorar seus conhecimentos ou habilidades? 1. 3. 3 Tem a direção estabelecido programa objetivando o melhoramento de métodos de trabalho? Existe alguém designado para esta tarefa? 1. 3. 4 A direção delega aquelas funções para as quais não tem tempo ou habilidade? 1. Assessoria e staff: fiscal e técnica. 1. 4. 1 A empresa tem procurado serviços de assessoria e consultoria? 1. 4. A empresa tem determinado quais as funções administrativas que poderão ser delegadas a subordinados? Tem preparado assessores para eventuais substituições? 1. 4. 3 A direção tem estabelecido meios pelos quais possa controlar as atribuições dos subordinados, isto é, se estão cumprindo com o previsto? 1. 4. 4 Sáo realizadas reuniões de direção com os subordinados? Com qual periodicidade? 1. 5 Planejamento Estratégico 1. 5. 1 Qual a missão da empresa? Todos conhecem? 1. 5. 2 A empresa tem objetivos bem definidos? . 5. 3 Quais são os valores da empresa? 1. 5. 4 A empresa possui planejamento estratégico? . 5. 5 Existe um mecanismo de controle desse planejamento? Quem controla? Qual a periodicidade? 1. 6 Características Físicas Atuais 1. 6. 1 Instalações: Prédio próprio ou alugado? É suficiente, adequado? 1. 6. 2 Disposição de máquinas e equipamentos é adequada? 1. 6. 3 Qual a região de atuação? 1. 6. 4 Qual a configuração das unidades da empresa? 1 . 7 Organograma 1. 7. 1 A empresa possui organograma? Quais são as divisões? 1 . 7. 2 A função e a responsabilidade de cada cargo é bem definida? 10 1 . 7. Há programa de treinamento e reposição funcional (backup)? 1 . 7. 4 Há setores terceirizados? Quais? 1 . 7. 4. 1 Há critérios para terceirização? Quais? 1. 7. 4. 2 Possui estatutos e regulamentos das empresas terceirizadas? 1. 8 Atividades desenvolvidas pela empresa? 1. 8. 1 Quais as atividades desenvolvidas na empresa? 1. 8. 2 Há programação das atividades? 1. 8. 3 Existe integração entre os departamentos? 1. 8. 4 Existem manuais de procedimentos para todas as áreas da organização? 1. 8. 5 Há análise periódica de resultados? Como é avaliado? 1. 8. 6 Qual a taxa de crescimento nos últimos anos? 1. . 7 Existem atividades administrativas similares a dos concorrentes? 1. 8. A diretoria recebe relatórios gerenciais? Qual a freqüência? 1. 8. 9A empresa acompanha atualização de práticas administrativas? 4. Vendas Equipe de Vendas Quantas pessoas compõem a equipe de vendas? As pessoas estão capacitadas para exercer a função? As pessoas estão motivadas para exercer a função? Existe uma política de remuneração e comissão adequada? Os vendedores apresentam relatórios periódicos de visitas? Existem reuniões para avaliação de performance? Todos os vendedores recebem treinamento? Com que frequência?

Todos recebem suporte para sustentação das vendas, tais como: Lap Top Carro Celular manter a fidelização? 4. 3 Concorrência 4. 3. 1 Quais são os principais concorrentes? 4. 3. 2 Anallsa-se frequentemente o desempenho da concorrência? 4. 3. 3 Existem planos para suplantar a concorrência, nos pontos em que possa conseguir maior vantagem? Quais são? 4. 3. 4 Quais as informações que conhece com relação aos concorrentes: 4. 3. 4. 1 Os produtos da concorrência 4. 3. 4. 2 Desenvolvimento de novos produtos 4. 3. 43 Utllização de novo tipo de matéria-prima 4. 3. 4. 4 Substituição de equipamentos 4. 3. . 5 Aquisição de novos equipamentos 4. 3. 4. 6 Custo de produção . 4 Planejamento de Vendas 4. 4. 1 Existe uma previsão de vendas? Há conferência mensal da previsão com o realizado? 4. 42 A equipe esta sendo treinada adequadamente? 4. 4. 3 Todos participam dos planos de ação ou a decisão é centralizada? 4. 4. 4 Existem metas de vendas? São desafiadoras? 4. 4. 5 A distribuição de metas é justa? 4. 4. 6 Quais os atrativos que os vendedores podem oferecer aos clientes? 4. 4. 7 Existe agilidade no processo de vendas? Como é feito? 4. 4. 8 Existe uma boa comunicação com as demais áreas da empresa? . 4. 9 Os vendedores conhecem o total dos pedidos em carteira ntes de prometer as entregas? Conhecem os produtos ou serviços que poderiam, eventualmente, utilizar equipamentos ocios são levados em consideração? 4. 5. 3 Todos conhecem como é formado o preço de venda? 4. 5. 4 Qual o poder de negociação dos vendedores? 4. 6 Análise de Vendas 4. 6. 1 Quem faz análise das vendas do mês? 4. 6. 2 Existem relatórios para analisar as vendas? 4. 6. 3 Há controle de pedidos cancelados / devolvidos? Quem os controla? Quais foram as principais causas? Quais foram as providências tomadas? 4. 6. A equipe de vendas realiza o Pós-Vendas? Existe um elatório com estes dados? 4. 6. 5A empresa divulga os resultados para as áreas de MKT e 4. 6. 6 Existe um comparativo de vendas diante da concorrência? 4. 6. 7 Existem informações periódicas sobre: 4. 6. 7. 1 Vendas por produto 4. 6. 7. 2 Vendas por Estado 4. 6. 7. 3 Vendas por região 4. 6. 7. 4 Vendas por tipo de clientes 4. 6. 8 Quem faz o controle sobre estas informações? 4. 7 Operacionalização das vendas 4. 7. 1 Quantos clientes? Tem cadastro de clientes? Tem classificação de clientes? 4. 7. 2 Qual o prazo médio de vendas?

Qual o percentual de vendas a prazo? Trabalha com financeiras. . 7. 3 Quais os critérios adotados para selecionar novos clientes? 4. 8 Ética em vendas 4. 8. 1 Todos conhecem a política de ética da empresa? 4. 8. 2 Existe algum controle sobre os pedidos emitidos somente para preenchimento de quota do mês? 6. Compras 6. 1 Equipe de Compras 6. 1. 1 Quantas pessoas com õem ae uipe de compras? exercer a função? 6. 1. 2 As pessoas estão ca PAGF 10 áreas da empresa? 5. 2 Politica de Compra 6. 2. 1 Existe uma política de compra implantada? 5. 2. 2 As pessoas conhecem a política? 6. 3 Administração de Compras 6. . 1 Quais são os produtos comprados? 6. . 2 Existe um critério definido para decisão de compra? 6. 3. 3 Existe um critério para controlar os itens comprados? 6. 3. 4 Qual é o prazo médio para as compras mensais? 6. 3. 5 Qual o valor médio das compras mensais? 6. 3. 6 A decisão de compras é centralizada? 6. 3. 7 É feito cotação com mais de um fornecedor? 5. 3. 8 Qual o prazo de pagamento das compras? 6. 3. 9 Existe sazonalidade de produtos? Quais são os produtos e períodos? 6. 3. 10 Como chegam as solicitações de compras ao departamento? 6. 3. 11 Como é a documentação de compras com os fornecedores?

Tem pedido de Compra? . 4 Relacionamento com Fornecedores 6. 4. 1 Existe um contrato com os fornecedores? 5. 42 É feita uma avaliação de desempenho dos fornecedores? 6. 4. 3 Quantos e quais são os seus principais fornecedores? 6. 5 Ética em compras 6. 5. 1 Todos conhecem a política de ética da empresa? 6. 5. 1 Existe algum controle sobre a área de compras no que diz respeito á ética nas negociações? Referências GAY, Luis, O Estrategista, Carlos, FISCHER, César Enrique, SOUSA, José Julio de, MOREIRA, Julio César Tavares, PASQUALE, Perrotti Pietrangelo, Administração de Vendas, Saraiva, 2000. ww. nifil. br/adm/profs/brandalize www. tmh. com. br/cases/bhb2 1 -DIAGNOSTICO DA ÁREA FISCAL 1. Estrutura societária A divisão da estrutura societária está correta segundo as leis vigentes? O contrato ou estatuto social é respeitado, estão atualizados conforme lei vigente? 1. 3 Existe algum controle da documentação dos sócios? 2. Documentação do estabelecimento possui os devidos certlficados e licenças para o funcionamento da empresa? Está inscritos corretamente nos órgão competente? Possui certidões negativas (Federais e Municipais? ) 3. Obrigação Mensais / Semestrais e Anuais

Como é realizada a apuração dos tributos/ impostos? Existe uma agenda onde é feito o controle de datas dos pagamentos de tributos? Como é realizado este controle? Quando é feito o recolhimento dos impostos, existe alguma verificação se estes impostos foram recolhidos corretamente? Existe algum programa para redução de gastos com tributos, acompanhados por um departamento jurídico? E-xiste o controle de todos os livros obrigatórios que devem ser escriturados? os profissionais da área? Os profissionais estão preparados para atendimento a uma eventual fiscalização?

Existe algum programa de REFIS, ou parcelamento de débitos dos tributos/impostos em atraso? 2-DIAGNOSTICO DA ÁREA FINANCEIRA 1 . Contas a receber Qual o procedimento e controles dos valores a receber da O volume de contas a receber da empresa gera boa proporção em relação ao faturamento? Qual a periodicidade para analise deste item Existe um controle das inadimplências? Existe o departamento de cobrança? Qual a periodicidade que são realizados os contatos com os devedores? A empresa dispõe de um serviço de cobrança bem estruturado com vistas a um controle eficiente e sistemático? 2.

Contas a pagar . 1 As contas a pagar da empresa estão em dia? As despesas são revisadas antes do pagamento? 2. 2 Quem aprova as despesas que são lançadas para o contas a pagar? 2. 3 Existe uma agenda que controla as contas a pagar? Esta é cumprida rigorosamente pela pessoa responsável? 2. 4 As contas a pagar são registradas conforme suas datas de vencimento ou com datas antecipadas para se beneficiar de descontos nos pagamentos? 2. 5 Os descontos de contas com a amento antecipados são calculados corretamente perspectiva de persistir? 3. Fluxo de Caixa 3. 1 Como é realizado o controle do fluxo de caixa?

Quem analisa essa posição de caixa? Qual a freqüência deste acompanhamento? Existe controle de orçamento x realizado? Qual é a posição do caixa da empresa? Baseado em qual relatorio vocês confirmam essa posição? Caso o caixa esteja em posição de insuficiência, ou excessivamente baixo para as operações, é feito algum levantamento do motivo? Estes motivos são confrontados com outras situações? A empresa dispõe de reservas para situações adversas? Estas reservas são reais na situação atual da empresa? Poderia a empresa responder como e quando eventuais inanciamentos poderão ser amortizados ou liquidados? . Demonstrativos Financeiros 4. 1 Quem analisa o balanço? 4. 2 Os balanços são sistematicamente analisados quanto: • Natureza dos itens do balanço? • As grandezas absolutas e relevantes (composição) • Demonstrativos de lucro e perdas? 4. 3 Existe o demonstrativo de resultados? 4. 4 Como são determinadas as concessões de credito para cada cliente? Este credito é periodicamente aferido? atuação da empresa no segmento de Pós vendas? Existe algum acompanhamento diário? Existe uma política de promoção na empresa? Como é sua rática, esta é monitorada?

Em que período são feitas as campanhas publicitárias? Estas campanhas são controladas periodicamente? As metas definidas são atingidas? Com que frequência? Qual o número de cidades e áreas geográficas abrangentes pelos vendedores? 2. Fornecedores Quem decide a contratação e seleção dos fornecedores? Vocês possuem documentação destes fornecedores para analise da integridade, qualidade do serviço prestado? 3. Funcionários Existem programas de treinamento aos vendedores/ representantes? Qual a frequência de atualização aos requisitos do mercado? Existe SAC? Como é sua forma de atuação?

Como é feito o retorno ao cliente? Todos profissionais da área tem conhecimento do Código de Ética de Marketing e Consumidor? Qual a formação acadêmica dos profissionais do Departamento? Quais os itens que compõem o perfil do profissional de MKT desse Departamento? Qual o modelo de desenvolvimento de pessoal adotado? Com que frequência? Quantos profissionais de MKT são necessários para o desenvolvimento das ações definidas pelo departamento? Os vendedores apresentam relatórios periódicos de visitas? Há reuniões? Quais os principais problemas relacionados com a equipe de venda?