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12 e 13 de agosto de 2011 ISSN 1984-9354 POLÍTICA DE COBRANÇA DE CONTAS A RECEBER: UM ESTUDO DE CASO NO COMERCIO VAREJISTA DE MATERIAIS DE CONSTRUÇAO Jaqueline Carla Guse (UFSM) Luiz Antonio Rossi de Freitas (UFSM) Ani Caroline potrich (IJFSM) Tamara da Silva Linhares (IJFSM) Resumo O presente artigo tem como objetivo a identificação da estrutura e avaliação da conduta da política de cobrança de contas a receber, em uma empresa de materiais de construção localizada em Santa MariaRS.

O estudo foi realizado através da ccoleta de dados junto aos registros da empresa, resultados contábeis e entrevis o setor, além de um de concessão de cré conduta da gestão d afirmar que a empre to view olaboradores ligados todo o processo itiram identificar a tir disto, pode-se a adoção de uma política de cobrança mais espec tica e clara, a fim de atender aos clientes, de acordo com suas exigências, proporcionando um melhor gerenciamento e controle de seus recursos financeiros.

Palavras-chaves: contas a receber; gestão; política de crédito VII CONGRESSO NACIONAL DE EXCE ÊNCIA EM GESTÃO 12 e 13 de agosto de 2011 1. INTRODUÇÃO Atualmente as empresas vêm enfrentando bruscas mudanças o mercado em que atuam, o que as leva à necessidade de evoluírem das práticas gerenciais existentes para uma abordagem contemporânea acerca de suas necessidades reais.

Para isso, os gestores precisam conhecer os pontos fortes e fracos do ambiente de sua empre empresa para implementar ações que permitam o acompanhamento das novas tendências a fim de alcançar seus objetivos. As pequenas e médias empresas, em especial, estão inseridas neste cenário de concorrência acirrada e precisam estar envolvidas, permanentemente, no esforço de conquistar e fidelizar clientes.

Neste contexto, facilitar o fechamento de vendas por meio da concessão de crédito tem sido uma estratégia cada vez mais utilizada pelas empresas, para manter uma carteira de clientes fiéis e alavancar suas receitas. Uma vez que a concessão de créditos gera riscos, a política de cobrança dos créditos dispostos aos clientes é um fator imprescindível para o sucesso das finanças empresariais empresas, uma vez que através dela consegue-se dimlnuir o numero de inadimplentes.

Além disso, através da política de cobrança pode-se ponderar se os gastos com cobranças produzem contribuição igual ou uperior em termos de perdas com devedores insolventes. Diante do exposto, este estudo de caso, de cunho exploratório- descritivo, tem como objetivo identificar a estrutura e avaliar a conduta da politica de cobrança de créditos em uma empresa varejista de materiais de construção civil, localizada em Santa Maria-RS. O presente artigo está estruturado em cinco seções.

Em primeiro, encontra-se a introdução, ora apresentada. Em seguida, tem -se o referencial teórico, onde encontra- se as teorias e fundamentos que darão suporte a análise dos resultados. Na terceira seção encontrase a metodologia utilizada ara realização do trabalho, sendo seguida do estudo de caso, o qual apresenta todo o estudo efetuado na empresa. E por ultimo, as considerações f PAGF caso, o qual apresenta todo o estudo efetuado na empresa.

E por ultimo, as considerações finais acerca das informações obtidas junto a empresa. 2 Referencial Teórico 2. 1. Administração das contas a receber 2 VII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GESTÃO Quando uma empresa comercializa bens elou serviços, pode receber pagamento à vista ou esperar o pagamento durante certo período, ou seja, conceder crédito e este é representado elas contas a receber. Segundo a concepção de Silva (2002, p. 8), a palavra “crédito” pode ser conceituada como sendo o ato de vontade ou disposição de alguém ceder, por algum período, uma parcela de seu patrimônio a outrem, com a expectativa de receber tal parcela integral depois de transcorrido o período estipulado – a parcela do patrimônio dada em crédito pode ser representada em dinheiro ou em bens. Segundo Braga (2008, p. 1 13), “As empresas vendem a prazo, ou seja, concedem crédito para ampliar seu nível de produção, aumentar as vendas, e assim, maximizar a rentabilidade”.

Portanto, acredita-se que concedendo crédito a um cliente a empresa estará garantindo além do aumento de suas vendas, giro de seus estoques, ampliação de suas atividades e mais proximidade com o cliente. A administração dos valores a receber dentro das organizações torna-se de essencial importância, devido ao aspecto que expressiva porcentagem dos investmentos das empresas estarem alocados nas contas a receber.

Segundo Gitman (2002), em termos médios a conta de valores a receber representa em torno de 37% dos ativos circulantes e 16% dos ativos totais das empresas industriais americanas. orno de 37% dos ativos circulantes e 16% dos ativos totais das empresas industriais americanas. Em parses que não tem uma base de financiamento sólida e um mercado de capitais estruturado, o crédlto é mais escasso e, por conseguinte, relativamente mais caro, restando aos clientes alternativas de compra a prazo em decorrência das dificuldades de financiamento e de um mercado de capitais com bases estruturadas.

O valor a receber que uma empresa, seja ela de pequeno, médio ou grande porte apresenta, está baseado e se relaciona com a concessão de crédito e cobrança do crédito oncedido, e cabe a empresa estabelecer uma politica de crédito com base em sólidos princípios financeiros, capazes de determinar se deve ou não ser concedido crédito a um cliente.

Braga (1995) enfatiza que conceder crédito aos clientes representa assumir custos e riscos que não existem nas vendas ? vista, tais como: • despesas com a análise do potencial de crédito dos clientes; • despesas com a cobrança das duplicatas; • risco de perdas com os créditos incobráveis; VII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELENCIA EM GESTAO • custo dos recursos aplicados nas contas a receber; • perda e poder aquisitivo do valor dos créditos em decorrência do processo inflacionário.

Analisando tais custos e riscos, fica evidente a necessidade de se estabelecer políticas de crédito para minimizar tais eventos. Segundo Santos (2001, p. 36), “A politica de crédito representa o conjunto das condições sob as quais a empresa efetua suas vendas a prazo”. Cada empresa deve desenvolver uma política de crédito coordenada para encontrar o equillbrio entre as n deve desenvolver uma política de crédito coordenada para encontrar o equilíbrio entre as necessidades de vendas e, oncomitantemente, sustentar uma carteira de alta qualidade.

A polltica de crédito deve priorizar caracteristlcas básicas, incluindo o uso de concessão de crédito para estimular volume de vendas, critério para concessão de crédito, responsabilidades específicas de vendas, autoridade do departamento de crédito para estabelecer procedimentos de cobrança e crédito, procedimentos e diretrizes de cobrança e suspensão de crédito de contas de cliente, existindo título vencido, para controlar as inadimplências.

Ainda, há a necessidade de se estabelecer também uma politica de cobrança, uma vez que a cobrança é um fator muito mportante do ciclo operaclonal e financeiro de uma empresa, e tem adquirido cada vez mais um papel relevante dentro das empresas. Segundo Silva (2006, p. 354), “a gestão de cobrança deve estar focada na maximização visando melhorar o fluxo de caixa e na minimização de perdas de negócios futuros”. Assim, as pol[ticas de crédito e cobrança devem andar em harmonia com as atividades e mercados envolvidos com os negócios da empresa.

Essas politicas são relevantes e precisam ser determinadas de forma clara, além de dispor de estrutura eficiente para operacionalizar o processo de forma eficaz, considerando a erspectiva de risco. 2. 2 Política de cobrança A política de cobrança da empresa compreende procedimentos adotados para cobrar as duplicatas a receber quando elas vencem. A eficiência da política de cobrança pode ser avaliada parcialmente, observando o nível de inadimplentes ou incobráveis. Normalmente cobrança pode ser avaliada parcialmente, observando o nível de inadimplentes ou incobráveis.

Normalmente segue-se um roteiro para cobrança, começando por envio de carta, depois telefonema, logo em seguida visitas pessoais, uso de agências de cobranças e, por fim, protesto judicial. 4 VII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELÊNCIA EM GES Ão A cobrança é um fator muito importante do ciclo operacional e financeiro de uma empresa, e tem adquirido cada vez mais um papel relevante dentro das empresas. Segundo Silva (2006, p. 354), “a gestão de cobrança deve estar focada na maximização visando melhorar o fluxo de caixa e na minimização de perdas de negócios futuros”.

Assim, as políticas de crédito e cobrança devem andar em harmonia com as atividades e mercados envolvidos com os negócios da empresa. Essas políticas são relevantes e precisam ser determinadas de forma clara, além e dispor de estrutura eficiente para operacionalizar o processo de forma eficaz, considerando a perspectiva de risco, conforme demonstra a figura 1 . Figura 1 – Relação entre as políticas de crédito e ações de cobrança Fonte: Adaptado de The Credit and Collection Manual apud Silva (2006, p. 55) Como se observa na figura 1, no quadrante superior esquerdo tem-se uma política de crédito direcionada para clientes de alto risco com aplicação de uma fraca ação de cobrança. O consentimento desse tipo de cliente pode levar à liberação de crédito para todos os demais clientes, o que pode gerar enor custo com análise de crédito e crescimento acelerado da participação da empresa no mercado_ E-sse aumento rápido da participação no mercad da participação da empresa no mercado. Esse aumento rápido da participação no mercado irá requerer que a empresa opere com uma margem maior.

Uma análise de crédito e ações de cobrança de baixo custo pode ser compensada com malares gastos com investimentos em recebíveis e maior volume de perdas de crédito. Já no quadrante superior direito observa-se também uma política de crédito direcionada para clientes de alto risco, orém esta vem conjugada com uma forte ação de cobrança. Neste caso, os baixos gastos com análise de crédito tendem a ser compensados com maiores gastos no reforço de cobrança para reduzir perdas e investimentos em recebíveis.

No quadrante inferior direito verifica-se a combinação de uma política orientada para operação com clientes de baixo risco de crédito acordada a uma ação de cobrança agressiva. Neste caso a empresa trabalha com uma margem de lucro bem apertada, o que não oferece possibilidade de maiores investimentos em duplicatas a receber e perdas. Por outro lado, a preferência de clientes de baixo risco pode limitar o crescimento das vendas. No quadrante inferior esquerdo, observa-se a adoção de uma política direcionada as operações com clientes de baixo risco de crédito, ao mesmo tempo, que uma ação de cobrança mais liberal.

A premissa é de que bons clientes pagam bem e, portanto, a empresa não precisa se preocupar com ações de cobrança. Neste caso, apesar de a empresa operar com clientes de baixo risco, o leve acompanhamento da carteira de recebíveis pode elevar o prazo médio de recebimentos e, então, demandar maior volum PAGF 7 da carteira de recebíveis pode elevar o prazo médio de recebimentos e, então, demandar maior volume de capital de giro para cobrir os custos financeiros de captação de empréstimos. Isto pode requerer uma margem de lucro maior.

O relacionamento ideal entre os clientes e a empresa haveria se, após a concessão do crédito, os clientes pagassem os seus débitos todos em dia. Mas, nem sempre isso acontece, e nesse momento podem surgir divergências e conflitos entre o cliente, que espera uma postura flexível da empresa, e a companhia que, por outro lado, tem a responsabilidade de cumprir com s resultados na área de cobrança. Para Lemes et al. (2002) as politicas definem ações seqüenciais para estes casos, como por exemplo: a) Telefonema de lembrança no segundo dia após o vencimento. ) Carta ou e-mail no quinto dia. c) Carta ou e-mail com texto mais enérgico no décimo dia (informando que o tltulo está sendo enviado para os advogados da empresa para medidas judiciais cabíveis elou que o avalista ou garantidor será acionado). d) Acionamento do avalista ou garantidor. e) Envio ao Cartório de Protesto de Títulos e comunicação da inadimplência às Agências de Crédito. ) Execução da divida através do encaminhamento do título aos advogados da empresa.

Estes autores ainda afirmam que, a aplicação de acréscimos de juros e multas por atraso nos pagamentos, são componentes importantes das políticas de cobrança. para aqueles clientes que estiverem passando por dificuldades momentâneas para pagar seus compromissos em dia, a empresa deve, de acordo com o registro do histórico desse cliente, estabelecer o 6 VII CONGRESSO NACIONAL DE EXCELENCIA EM PAGF 8 OF registro do histórico desse cliente, estabelecer o nível adequado de pressão de cobrança. A eficácia das políticas e crédito e cobrança tende a reduzir perdas com inadimplência.

Depois de discutido os elementos que compõem uma política de créditos e as variáveis influenciadas quando da mudança de uma politica de crédito pode-se fazer uma relação com medidas financeiras, conforme a figura 2 apresenta. Figura 2 Relação entre medidas financeiras e polltica geral de crédito Fonte: Adaptado de Assaf & Tibúrcio (2002, p. 1 12) Observa-se na figura 2, resumidamente, a relação entre os elementos da politica de crédito e o comportamento do volume de vendas, despesas relacionadas com crédito e investimentos m valores a receber.

No que tange aos padrões de crédito, se este for rígido desencorajam vendas a prazo e, portanto, tendem a diminuir o volume de vendas, as despesas com crédito e o investimento em valores a receber. Prazos de crédito amplo possuem efeito contrário: aumenta as vendas, aumenta as despesas com crédito e consequentemente, os investimentos em valores a receber. Propor elevados descontos para clientes que antecipam seus pagamentos tende a aumentar o volume de vendas, a diminuir as despesas com crédito e o investimento em valores a receber.

Finalmente, uma política de cobrança mais iberal aumenta as vendas, as despesas de crédlto e cobrança e os investimentos em valores a receber. 3 METODOLOGIA 7 EXCELÊNCIA EM GESTÃO Lakatos & Marconi (2001) consideram pesquisa um procedmento formal com método de pensamento reflexivo que requer um tratamento cientifico e constitui o caminho de conhecimento da realidade ou de descoberta de caminhos parciais. Constitui um procedimento reflexivo, sistemático, controlado e critico que permite descobrir novos fatos ou dados em qualquer campo de conhecimento.

Considerando os objetivos propostos no presente studo, realizou-se uma revisão bibliográfica sobre o assunto, em seguida analisaram-se os pontos principais a serem levantados das contas a receber, procedeu-se então, à análise e discussão dos dados coletados por meio de levantamento junto aos registros da empresa e por fim, sugerindo algumas alterações. Para a classificação da pesquisa, tomou-se como base a desenvolvida por Vergara (2000), que a qualifica em relação a dois aspectos: quanto aos fins e quanto aos meios. Quanto aos fins, caracteriza-se como uma pesquisa que utiliza uma metodologia do tipo descritiva e exploratória.

De acordo com Diehl & Tatim (2004), a pesquisa descritiva tem como objetivo a descrição das características de determinada população ou fenômeno ou, então, o estabelecimento de relações entre variáveis. Cervo & Bervian (2006) consideram que a pesquisa descritiva observa, registra, analisa e correlaciona fatos ou fenômenos sem a interferência do pesquisador, desenvolvendose, principalmente, nas Ciências Humanas e Sociais, abordando problemas que merecem ser estudados e cujo registro não consta documentado. Beuren (2003) acrescenta que a pesquisa descritiva é de suma importância para